MLE 2004. évi vándorgyűlés előadásai (Budapest, 2005)

I. KÉPZÉS, RENDEZÉS, SELEJTEZÉS SZEKCIÓ - Kiss József Mihály: Rendezés, selejtezés az egyetemi Levéltárakban

Ezeken a Hincz Gyula főigazgatósága idején történt súlyos ügyintézési és iratkezelési bajokon 1964-ben Rónai főigazgató helyettes próbált segíteni. (Némileg önös érdekből, mert doktori disszertációja a művészeti felsőoktatás tárgyában született.) Van ebből az időszakból a főiskolának iratkezelési és szervezeti szabályzata, mégis, az intézmény életében ez a rendteremtési próbálkozás csak tiszavirág életű kísérletnek bizonyult. A főigazgató helyettes és a lelkiismeretesen dolgozó irattáros távozásával másfél évnyi rövid időszak után visszaálltak a korábbi kaotikus állapotok. Az 1964-ben kiadott iratkezelési szabályzatból szinte egyeden elemként a legrosszabb rendelkezést még úgy-ahogy továbbra is betartották, nevezetesen a tanévenkénti iktatást, ami csak tovább növelte az iratkezelés anarchiáját. A hatvanas évek közepétől kezdődően az ügyintézés teljesen szétfolyik, az ügyiratdarabok teljesen szétforgácsolódnak, az egyes ügyekben történt további érdemi intézkedés követheteden, az ügyiratok fogalmát nem ismerik, különböző "lymbusok" és "miscellaneák" léteznek csupán. Ezeknél az "Iktatás nélküli anyag", "Iktatás nélküli vegyes anyag", "Vegyes iktatás nélküli anyag", "Iktatás nélküli vegyes anyag év nélkül", "Elintézendők", "Megakadt ügyek" címszót viselő sorozatoknál nagyon nehéz a levéltáros dolga. A főiskolán a törvényi rendelkezések ellenére egy négyoldalas "Iratkezelési és ügyintézési szabályzat" című házi körözvény volt érvényben, amely az iratkezelési szabályzat és az irattári terv fogalmának még a minimális követelményeit sem elégítette ki, s amelyet természetesen a minisztérium jóvá sem hagyott. Ilyen állapotok uralkodtak a főiskolán 1973-ban. Az iratanyaggal való hanyag bánásmód úgy tűnik, hogy inkább a kisebb felsőoktatási intézményeket jellemezte. A volt Magyar Testnevelési Egyetem iratanyaga már a két világháború közötti időszakból is nagyon hiányosan maradt fenn. Az ötvenes, hatvanas évek hiányaiért szintén a nemtörődömséget lehet okolni. Az iratpusztulások idejéről csak annyit lehet tudni, hogy az a hetvenes évek eleje előtt történt. A főiskolai tanácsülési jegyzőkönyvek közül pl. egy darab se került elő 1942-től 1946-ig, továbbá az 1948 és 1968 közötti időszakból. A Rektori Hivatal és jogelődje által termelt iratok 1938-tól