MLE 2003. vándorgyűlés előadásai (Budapest, 2004)

VII. GYŰJTŐTERÜLET-IRATÉRTÉKELÉS SZEKCIÓ

kítását. Egy adott gyártmány műszaki dokumentációjának értéke éppen teljességében rejlik, még akkor is, ha azt már senki nem kívánja újra gyártani. Arról azonban már érdemes elgondolkodni, hogy mely gyártmányok dokumentációját tartjuk maradandó értékűnek. Valóban hasznos lenne, ha a válogatáshoz külső segítséget (mérnököket) is igénybe vehetnénk. A kiválasztott dokumentumoknak (írásost és rajzot is értve ez alatt) tükröznie kell a vállalat tevékenységét fő vonalaiban. Ehhez azonban nem szükséges valamennyi gyártmány dokumentációját megőrizni. A tevékenységi kör leírása magában foglalja a teljes mértékben mellékes (vagy akár nem is aktív) tevékenységek minden fajtáját. A kutatásra, fejlesztésre, termelésre, beruházásokra vonatkozó, levéltárba kerülő iratoknak valóban az adott vállalat főtevékenységét, főtevékenységeit kell tükröztetni. Folytatva a szakma-specifikus iratok vizsgálatának szempontjait: a levéltáros nem lehet egyszerre gépészmérnök, villamossági szakember, textil-technikus, bányász, kohász, nyomdász, és még sorolhatnánk a vállalati körbe tartozó különböző szakmákat. Egy-egy szakmának a szakszókincsét nem ismerheti meg, de egyes szakkifejezések ismerete, fogalmak megértése nélkülözhetetlen. Egy textilipari vállalat iratanyagát nem értékelhetjük anélkül, hogy ne tudnánk, mi a láncfonal, vetülékfonal, mit jelent az írezés, stb. Ahhoz, hogy a vállalati iratanyagot értékelni tudjuk, valamilyen szinten ismernünk kell a szakmát, az ágazatot, amelyhez a vállalat tartozik. Ismernünk kell ugyanakkor a vállalat szervezeti felépítését, úgy a szakmára jellemző, mint a mindenütt meglévő szervezeti egységek működését. Személyzeti osztály minden vállalatnál működik, de irodalmi titkárság csak a könyvkiadóknál, devizaosztály csak a bankoknál, stb. A mintajegyzékek csak vázlat, és nem az átveendő iratok jegyzéke. Fel kell hívni az iratőrző/rendező figyelmét arra is, hogy nevesítsen a jegyzékben, ill. rendezés közben. A legtöbb átadási jegyzék hibája a nevesítés hiányából származik. A külföldi partnerekkel folytatott tárgyalások iratai például általában maradandó értékkel rendelkeznek. Ha egy bármennyire is nagy vállalatnál ezek terjedelme megközelíti a 100 dobozt, felmerül a szelektálás kérdése. Ha a rendezés során nevesítik a külföldi partnert, vagy a tárgyalás témáját, minden bizonnyal csökkenhet az átveendő anyag mennyisége.