MLE 2003. vándorgyűlés előadásai (Budapest, 2004)

VII. GYŰJTŐTERÜLET-IRATÉRTÉKELÉS SZEKCIÓ

Vizsgálnunk kell a szerv szervezeti felépítését, szervezeti működési rendszerét, mert csak ennek ismeretében határozható meg, hogy mely szervezeti egységnél keletkeznek nagyobb mennyiségben a maradandó értékű iratok, melyeknél kisebb mennyiségben, esetleg egyáltalán nem. A szervezeti felépítés ismeretének birtokában kezdhetjük el az iratok tételes vizsgálatát, vagyis ekkor vehetjük elő a mintajegyzékeket. Talán nem is lenne érdekes a szakma, ha a mintajegyzékek alapján mechanikusan választanánk ki a maradandó értékű iratokat. Igaz, az irattári tervek elbírálásakor végül is szentesítünk egy iratkezelési gyakorlatot, de nem szabad engedni, hogy ez egyszer s mindenkorra megkösse a kezünket. A törvény sem kötelez erre, hiszen nem kellene az iratselejtezéseket engedélyeztetni akkor, ha az irattári tervet abszolutizálnánk. A gazdasági szerveknél, amint más szerveknél is, igen sokféle irattípus keletkezik. Az ún. nem-szakmaspecifikus irattípusok: jelentős részük cégformától függő, keletkezésüket különféle jogszabályok írják elő: alapítási iratok, igazgatósági, közgyűlési jegyzőkönyvek, könyvvizsgálói jelentések, mérlegek, éves beszámoló üzleti jelentések, a csődeljárás során készülő beszámolók, mérlegek, adóbevallások, kollektív szerződések. Ezek valamennyi mintajegyzékben a levéltárba adandó iratok között szerepelnek, holott többségüket a cégnyilvántartásról szóló törvény értelmében (1997. évi CXV tv.) a Cégbíróságon is meg kell őrizni. A Cégbíróságok hosszú ideig csak formálisan működtek. Eddigi szúrópróbaszerű vizsgálataink a cégbírósági iratanyagban vegyes képet nyújtanak. Egyes cégeknek - főleg az „élő", privát cégeknek - az alapítási, közgyűlési, igazgatósági ülési jegyzőkönyvei, jelentései, mérlegei, beszámolói szinte hiánytalanul megtalálhatók a Cégbíróságon. Visszamenőleg azonban, vagyis a részvénytársasággá alakulás előtti időkre vonatkozóan teljesen esetleges ezeknek az iratoknak a megléte. Az ún. tükröződések kiszűrésére nem törekedhetünk minden áron. Legalábbis addig nem, amíg a cégbíróságok iratőrzési gyakorlata nem stabilizálódik. Megfontolásra késztet az a tény is, hogy a vállalatok a területileg illetékes Cégbíróságon regisztráltatják magukat. (1948 előtt minden nagyvállalatot bejegyeztek a Budapesti Cégbíróságon is, de ma más a törvényi előírás.) Mégsem utaztathatjuk a kutatót pl. Pécs és Budapest között. Mi magunk sem szaladgálhatunk a Cégbíróságokra, havaiamilyen doku-