MLE 2003. vándorgyűlés előadásai (Budapest, 2004)

VI. SZAKLEVÉLTÁRAK SZEKCIÓ

Előbb már említettem, hogy az Akadémiai Levéltár esetében a gyűjtőkör a gyakorlatban megegyezik az illetékességi körrel. Az 1995-ös levéltári törvény alapján a szaklevéltár illetékességi köre a fenntartó szerv levéltári anyagára, továbbá jogelődjének működése során keletkezett levéltári anyagára terjed ki. Az Akadémiai Levéltár állománya pedig csak a hivatali eredetű akadémiai anyaggal gyarapszik (ami benne van az illetékességi körben), mert az Akadémiai Könyvtáron belüli munkamegosztás ill. hagyomány szerint a nem hivatali anyagot pl. a tudóshagyatékokat az MTA Könyvtára Kézirattára gyűjti. (Természetesen mi nem zárkózunk el a hagyatékok gyűjtésétől, de többnyire nem minket keresnek meg az örökösök, hanem a Kézirattárat, és mivel ott jó helyen van az anyag, nem megyünk bele egy fölösleges versenybe.) Ez annyiban egyszerűsíti a dolgainkat, hogy mivel nincs is önálló költségvetésünk, pl. nem kell törődnünk azzal, hogy nincs miből megvásárolni egy hagyatékot, vagy egy fontos irategyüttest. Illetékességi köre Nézzük most meg egyenként a gyűjtőkör elemeit, és azt, hogy ezek begyűjtése során milyen problémákkal, feladatokkal találkozunk. 1. Az MTA vezetőinek iratai. Az Akadémia működéséből következően a legfontosabb iratok megfordulnak a vezetőknél, ezért ezeknek az irattáraknak a begyűjtése elsőrendű feladat. Sajnos az eddigi akadémiai iratkezelési szabályzatok nem foglalkoztak a tükröződő iratokkal, ill. nem állapították, hogy mikor melyik egységnek kell az eredetit őriznie, ill. a levéltárnak átadnia. Ez a vezetői iratok esetében nagyon sokszor azt jelenti, hogy nagyon sok fölös iratot vagyunk kénytelenek átvenni, és a későbbiekben erősen selejtezni. Ezt súlyosbítja az, hogy nagyon gyakran kénytelen vagyunk 15 évnél fiatalabb anyagot átvenni, mert egy-egy tisztújítás után a régi iratok sorsa igen kalandos lehet. 2. Az MTA testületi szerveinek iratai. Ez a gyakorlatban a 11 tudományos osztályt és a közgyűlést jelenti. Mivel az Akadémián elég sok a régi dolgozó, itt szerencsére az évek során a legtöbb osztállyal jó együttműködést tudtunk kialakítani. Ez részben abban jelentkezik, hogy megfelelő irattári rendet alakítottak ki, ill. rendszeresen adják