MLE 2003. vándorgyűlés előadásai (Budapest, 2004)

V. ÁLLOMÁNYVÉDELMI SZEKCIÓ

Egy kiállítás sokféle, valós károsodási veszélyt jelent, ezért a kiállításra vonatkozó döntés előtt számos feltétel teljesülését kell felelősségteljesen mérlegelni. Ezek: • Milyen állapotban van a kiállítani szándékozott dokumentum? • Mikor volt előzetesen kiállítva az adott dokumentum? • Milyenek a kiállítási körülmények? • Milyenek a szállítási körülmények? Ha a kérdésekre kapott megnyugtató válasz alapján a kiállítás mellett döntenek, intézményen kívüli helyszínre csak a kellő időben megkötött „kölcsönzési szerződés" keretében szabad kölcsönadni a levéltári anyagot. A szerződés előkészítéseként a kölcsönző intézménynek írásban kell nyilatkoznia az általa biztosított kiállítási feltételekről és körülményekről. A kölcsönadó az információ helyességét helyszíni szemlén ellenőrizheti, igényeit a szerződésben érvényesítheti. A szerződésnek ki kell terjednie a biztosításra, a csomagolásra, a szállítási-, átvételi- és kiállítási körülményekre, a biztonságra, az ellenőrzésre, az esetleges szankciókra és kártérítésre stb. A szerződés elengedhetetlen melléklete a minden kölcsönadott dokumentumra egyenként elkészített állapotleírás, szükség esetén dokumentációs fotókkal kiegészítve. Az átadás/átvétel mindkét fél részéről megfelelő ismeretekkel rendelkező személyek között történjen. Restaurátort, vagy állományvédelmi szakembert már a kiállítás gondolatának felmerülésétől be kell vonni a munkálatokba. Különösen érzékeny, vagy értékes levéltári anyag esetében a teljes folyamatot, a csomagolást, a szállítást és a kihelyezést is beleértve restaurátornak kell figyelemmel kísérni. Végül, de nem utolsó sorban: a felsorolt valamennyi tennivaló teljesítése mellett is minden esetben biztonsági másolatot kell készíteni a kölcsönzött dokumentumról. A kiállítani kívánt dokumentum állapota A kiállításra kiválasztott dokumentum állapotát minden esetben restaurátor ellenőrizze, aki nem csak a szemmel látható károsodásokat ismeri, hanem az anyagok tulajdonságait, a várható hatások következményeit is