MLE 2001. évi vándorgyűlés előadásai (Budapest, 2002)

I. A GYŰJTŐTERÜLETI MUNKA AKTUÁLIS KÉRDÉSEI

Az iktatással nyilvántartásba vett irat az illetékes vezető szignálása után az ügyintézőhöz kerül, aki az ügy érdemi intézését végzi és elkészíti az elintézést tartalmazó tervezetet. A helyi iratkezelési gyakorlatnak megfelelően az ügy előzményeit magában foglaló dokumentumokat - természetesen ha egyáltalán ilyenek korábban keletkeztek - az iktatás, szignálás, ügyintézés valamelyik fázisában az irathoz csatolják. A tervezet vezető által történő jóváhagyását követően (kiadmányozás) elkészítik a tisztázatipéldányt, melyet a megfelelő hitelesítés (aláírás, pecsételés) után (kiadmány) expediálnak és eljuttatják az ügyfélhez. Az ügy érdemi intézése során keletkezett és az egyes iratdarabokat tartalmazó ügyirat - benne a tervezet és a hozzá fűzött esetleges észrevételek, a kiadmányozott tisztázati példány - az irattárba kerül. A hivatalból keletkeztetett iratok (kimenő-, ill. belső iratok) útja sok tekintetben hasonlít a bejövő iratokéra - kivéve az érkeztetés fázisát. Témánk szempontjából a meglévő iratkezelési különbségek elhanyagolhatók, ezért részletes tárgyalásuktól eltekintünk. A hagyományos iratkezelés néhány jellemző vonása: • Az iratkezelés egyes mozzanatai időben egymás után következnek, mindig csak egy fázis aktív, kevés a lehetőség a kontrollra és a visszacsatolásra. • Az irat útjának és sorsának nyomon követése nehézkes. • Az ügyintéző „magányos harcosként" vívja a csatáját, emlékezetére, rutinjára és a személyes kapcsolatok révén megszerzett információkra támaszkodik, szűkszavú vezetői utasításokat kap szóban vagy széljegyzetek formájában. • Az illetékes vezető az ügy intézésének egyes fázisait nem vagy csak nehézkesen követheti, általában a tervezet kézhez vétele után tud korrigálni: változtatást, kiegészítést, újraintézést kérni. • Az irattár az elintézett ügyek során keletkezett iratok végállomása, az irattári adatszolgáltatás lassú és nehézkes, gyakran esetleges.