MLE 2001. évi vándorgyűlés előadásai (Budapest, 2002)

I. A GYŰJTŐTERÜLETI MUNKA AKTUÁLIS KÉRDÉSEI

cégek jól felfogott üzleti érdekei, másrészt a multik jelentős része az európai szabvány szerinti ISO minősítéssel rendelkezik, s mint ilyen, iratkezelése kialakításakor figyelembe vette az említett minőségirányítási rendszer szigorú előírásait. Az ISO minőségirányítási rendszer lényege: • olyan belső környezet létrehozása, működtetése és fenntartása, amelyben a munkatársak teljes mértékben részt vehetnek a szervezet céljainak elérésében; • a végzett tevékenységet valamennyi velük kapcsolatos erőforrás bevonásával folyamatként irányítják; • az egymással összefüggő folyamatokat a rendszerszemlélet érvényesítésével rendszerként irányítják; • a döntések az adatok és egyéb információk elemzésén alapulnak.

6 Ez utóbbi megállapítás témánk szempontjából kulcsfontosságú: a döntések az adatok és egyéb információk elemzésén alapulnak. Ebben a környezetben kap értelmet és jelentőséget az „ügyek intézéséhez" szorosan kötődő, rendezett és szabályozott keret között zajló iratkezelés, és ebből a megközelítésből érthető, hogy a multinacionális cégek miért kötelezték el magukat az elektronikus iratkezelés valamilyen formája mellett. Adatokra, információkra támaszkodó döntést csak egy olyan szervezet munkatársaként lehet hozni, ahol az adatok, információk gyorsan, pontosan és az adott témára vonatkozóan teljes körűen elérhetők, elemezhetők. 3- Hagyományos papíralapú iratkezelés A hagyományos papíralapú iratkezelés főbb mozzanatainak vázlatos bemutatását az elektronikus iratkezelés folyamatábrájával történő összehasonlítás miatt tartjuk szükségesnek. Ezért csak a lényeges elemeket emeljük ki és tárjuk az olvasó elé. 6 MSZEN ISO 9001: 2001 ISO = International Standard Organization = Nemzetközi Szabványszervezet MSZ EN = Magyar Szabvány európai normákhoz igazodó jelölése