Levéltári Szemle, 72. (2022)
Levéltári Szemle, 72. (2022) 1. szám - LEVÉLTÁR-TÖRTÉNET - Sipos András: Ember Győző terminológiai lexikona és a levéltári terminológia mai problémái
43 2022/1. ▪ 27 – 46. 43 különböztetni a levéltári leírás és a segédlet fogalmát, hiszen például egy mutató vagy lajstrom, segédletként kiválóan alkalmas lehet az iratokban található adatok keresésére, de nem tekinthető a levéltári leírás részének, hiszen nem kapcsolódik az iratanyag értelmezéséhez nélkülözhetetlen kontextus-információkhoz, és nem mutatja meg az iratok rendszerbeli helyét sem. Ugyanakkor az ICA-szabványok alapján a levéltári leírás részét nemcsak az iratanyagra vonatkozó leírások alkotják, amelyek valamilyen mértékben megfeleltethetők a segédlet fogalmának is, hanem ennek egyenrangú összetevői lehetnek az iratképzőkre, ezek funkcióira vagy az iratőrző intézményekre vonatkozó önálló leírások is. Az ICA égisze alatt több éve folyik és előrehaladott fázisban van egy új integrált leírási szabvány kifejlesztése, amely már címével is a (szerves) fond zárt, „atomi” jellegének feloldását kívánja hangsúlyozni: „Records in Contexts” (RiC) . A kontextusok többes számú alakja azt hangsúlyozza, hogy a leíró rendszerben meghatározott entitások között sokrétű és sokirányú kapcsolat lehetséges. A célkitűzés olyan levéltári információs rendszer alapjainak megalkotása, amely teljes mértékben alkalmazkodik ahhoz a hálózatos, dinamikus és kollaboratív környezethez, amelyben az irat és irategyüttes nem (feltétlenül) fizikailag folytonos, határai nem egyértelműen definiálhatók, változásnak van kitéve, létrehozásában pedig többen is részt vehetnek és nem mindig köthető egyértelműen egyetlen iratképzőhöz. Míg az ISAD(G) alapú leírások ideális reprezentációs formája a fond és részeinek hierarchiáját tükröző fastruktúra, az új leíró rendszeré a gráf, amelyben a fond nem (feltétlenül) számít kitüntetett entitásnak, és az irat–iratképző kapcsolat, bár továbbra is nélkülözhetetlen, de csak egyike azoknak az összefüggéseknek, amelyekbe az irat(együttes) beágyazódik. Ideális esetben az ilyen rendszerben elegendő minden entitást egyszer leírni, és korlátlan számú más entitással hozható kapcsolatba. Ugyanaz a személy egyetlen azonosító leírással reprezentálva, például egyik összefüggésben iratképzőként, másik összefüggésben az irat tárgyaként szerepelhet. Az adott irat(együttes) különböző aggregációkba ágyazottan jelenhet meg, amelyek közül az iratképző által meghatározott fond csak az egyik tényező. Az ISAD(G)-ben kimondott „többszintű leírás” elve helyébe a RiC a „többdimenziós leírást” állítja. 59 Az új típusú információs rendszerre történő átállás mindenképpen több évtizedre nyúló hosszabb folyamat lesz. Ám kétségtelennek tűnik, hogy a levéltárelmélet és levéltári módszertan megújulásának fő iránya elszakadást jelent attól a levéltárképtől, amely a levéltár kezelésébe kerülő iratanyagban a proveniencia által meghatározott ideális levéltári rend, a fondrend fizikailag történő kialakítását – tehát a rendezést – tekinti alapnak, és csak erre épülhet a rendezés során kialakított levéltári egységek segédlettel történő ellátása. Napjaink egyik jellemző (korántsem csak hazai) problémája, hogy a levéltáraknak egyre szűkülő erőforrások mellett kell megbirkóznia a mind nagyobb tömegű (hagyományos és elektronikus) anyaggal, és már ez is határt szab annak, képesek lehetnek-e a fondstruktúrának megfelelő ideális levéltári rend kialakítására. Minden elméleti megfontolástól függetlenül, már csak emiatt is kezd létjogosultságot nyerni a „virtuális rendezésnek” nevezett eljárás, amely az informatika lehetőségeit kihasz-59 RiC-CM-02 Ember Győző terminológiai lexikona
