Levéltári Szemle, 72. (2022)
Levéltári Szemle, 72. (2022) 4. szám - Herédi Attila: Gondolatok a Tervtárban. Az Építési Ügyosztályok Tervtára Budapest Főváros Levéltárában
24 Levéltári Szemle 72. évf . A digitális iratok mennyiségének növekedése, az elektronikus ügyintézés elterjedése az élet minden területén, arra sarkallja a levéltárakat is, hogy a megkereséseket digitális úton szolgálják ki. Véleményem szerint rövidesen szükség lesz a dolgozói munkaterveknek, a Kutatószolgálat működésének alapos újragondolására is.64 A Tervtár, mint önmagában is egy inkább jogbiztosító, ügyviteli célból, semmint „hagyományos” kutatás miatt keresett iratanyagcsoport, ezeknek a változó igényeknek és feladatoknak a megtestesítője, így ha ebből a viszonylag jól körülhatárolható irategyüttesből a kiszolgálást meg tudnánk oldani teljesen digitális úton (a kikéréstől a megtekintésen át a másolatmegrendelésig mindent elektronikusan és online, az ügyfél személyes megjelenése nélkül intézve), akkor ez a módszer kiterjeszthető (és kiterjesztendő) lenne további levéltári állományokra is. 65 Mindez egyelőre vágyálomnak tűnik, hiszen a tervanyagok bősége miatt a teljesen elektronikus úton történő kiszolgálás csak úgy lenne adekvát, ha minden egyes helyrajzi szám anyaga darabszinten digitalizálva lenne, és a kutató (ügyfél) konkrétan ki tudná választani azt, hogy mely oldalakra van szüksége. Ez viszont nagyon sok előkészítő munkával járna, ami jelen körülmények között nem lehetséges. Járható útnak az tűnik, ha fokozatosan, egy nagy volumenű digitalizálási projekttel a legkutatottabb, legjobban körülhatárolható területekből kiindulva lépésről lépésre haladva, maradéktalanul beszkennelnénk a Tervtári anyagot – legalábbis egy bizonyos időkörig. A Budapest Időgépen megtalálható tervek egy ilyen vállalkozás eredményeképpen érhetőek el az interneten böngészők számára. A digitális tervmásolatok létrehozása és kezelése ugyanis jelentős anyagi, dologi és emberi erőforrást igényel. Mindez egy jól átgondolt digitalizálási munkautasítás és előkészítő munkafolyamat segítségével elviekben jól koordinálható lenne, amihez a BFL munkatársainak már van kellő gyakorlata is. 64 Természetesen a Kutatószolgálat munkáját folyamatosan reformáljuk, pontosítjuk és kiegészítjük a még gyorsabb, korrektebb kiszolgálás érdekében. Itt szeretnék köszönetet mondani dr. Garami Erikának és Mautner Zoltánnak, a BFL V. Tájékoztatási és Közművelődési Főosztály munkatársainak, hogy hasznos észrevételeikkel támogattak cikkem megírásában. 65 Számos iratsorozat esetében már egy ideje működik ez a gyakorlat (pl. testületi jegyzőkönyvek, közjegyzői iratok vagy tulajdoni lapok). Herédi Attila
