Levéltári Szemle, 72. (2022)
Levéltári Szemle, 72. (2022) 4. szám - Herédi Attila: Gondolatok a Tervtárban. Az Építési Ügyosztályok Tervtára Budapest Főváros Levéltárában
21 2022/4. ▪ 5 – 26. A BFL tervtári csoportja ma már kellő rutinnal és kidolgozott ellenőrzési módszertannal igyekszik elejét venni az iratok rossz helyre kerülésének. A kéréseket eleve csak az Elektronikus Levéltári Portálon Levéltári Nyilvántartó Rendszeren (ScopeArchiv) keresztül lehet leadni, mivel a Tervtár teljes anyaga tételszinten54 kikérhető ilyen mó don. Ennek előnye, hogy a konkrét tétel (esetünkben helyrajzi szám) holléte jól nyomon követhető, akár a kutató, akár a Kutatószolgálat, akár a tervtári referensek által. Amikor a kutatónak már nincs szüksége a tervekre, az egyes helyrajzi számokat visszaadáskor, még a kutatóteremben darabszinten is ellenőrizzük. Ennek egyrészt azért van jelentősége, mert így elejét tudjuk venni egyes fóliók elkeverésének (például, ha egy kutató több tervcsomagot is kikér, és megtekintés után nem kellő figyelemmel állítja vissza a lapok sorrendjét), másrészt a rosszul hajtogatott terveket is ki tudjuk igazítani. A nagy kutatói forgalomra tekintettel a reponálás heti tagolásban történik: egy-egy alkalommal ez rendszerint 40-80 tervcsomag (azaz kb. 2 ifm) mennyiséget jelent, és a raktárba visszakerülő anyagok kérőlapszámát egy jegyzékben is rögzítjük, így visszakereshetővé válik, hogy fizikailag ki és mikor reponálta az iratokat. Az ellenőrzés másik fontos eleme az évenkénti tervtári raktárrevízió, amely során akár régóta hiátusként számontartott tételek is előkerülhetnek. A feldolgozás lehetőségei: reprográfia, publikálás, kiállítás, médiaszereplés A levéltári törvény biztosítja az állampolgárok részére az ingyenes kutatást, azonban sokan szeretnék valamilyen formában „hazavinni” a kikért, felkutatott terveket. Mivel ezek speciális iratfajták, több módon készülhet róluk másolat. A fotózás a legelterjedtebb, legegyszerűbb és legolcsóbb módszer. Amennyiben ez nem megfelelő a kutató számára, a BFL állományvédelmi osztálya digitális másolatokat készít a kiválasztott tervlapokról. Ez ugyan drágább megoldás, de nagyobb beruházások, értékesebb ingatlanok esetében a kutatók számára általában megéri arra áldozni, hogy jó minőségű képfájlokat kapjanak, amit a tervezők könnyedén felhasználhatnak a további munkálatok során. A már meglévő, egyszer beszkennelt tervekről (ilyenek pl. a Budapest Időgépen megtekinthető képek is) lényegesen olcsóbban, néhány száz forintért kaphatók digitális másolatok. 55 A terveket ma már nagyon ritkán nyomtatjuk ki papírra, inkább arra van igény, hogy az iratokról (leginkább engedélyiratokról, statikai számításokról) fénymásolatot kapjanak a kutatók, ami helyben megvárható, csekély költséggel járó megoldás. 54 Tételszinten egy tétel egy helyrajzi számnak felel meg. A nagyobb területek (jellemzően gyárak) tervanyaga kisebb egységekre, általában épületekre szétbontott, és ezek a fizikai „csomagok” a fondjegyzékben is megjelennek altétel formájában. 55 A BFL-ben a Tervtár anyagából jelenleg kb. 10 000 db digitális képfájl található (kb. 50 TB). E másolatok átlagosan 3-4 MB méretű, 3-400 dpi felbontású jpg-fájlok (ilyeneket kapnak a kutatók is), de a „mesterpéldányok” már 20-30 MB méretű tiff-ek. A kutatóknak ritkán tudjuk e-mailben elküldeni a megrendelt képeket, inkább tárhelyre feltöltéssel (esetleg FTP-megosztással) juttatjuk el hozzájuk. A DVD-re kiírás már csak nagyon ritkán fordul elő. Gondolatok a Tervtárban
