Levéltári Szemle, 72. (2022)
Levéltári Szemle, 72. (2022) 2. szám - MŰHELYMUNKÁK. LEVÉLTÁRI (KÉNYSZER)MEGOLDÁSOK A PANDÉMIA IDEJÉN - Batalka Krisztina: Vírus üzemmódban a BME Levéltár
40 Levéltári Szemle 72. évf . 40 lyesen nem működő különböző egyetemi hivatalok és ügyfélszolgálatok is elérhetők legyenek. Csak a BME OMIKK-ban 130 munkaórát fordítottak az otthoni munkavégzés informatikai megoldására. A Humánerőforrás Igazgatóság az új helyzet kezelésének támogatására a munkaügyi intézkedésekről Gyakran Ismételt Kérdések et, valamint home office vezetői és munkavál lalói tanácsokat állított össze. Üzemeltetési és vagyonvédelmi megfontolásokból szigorították a beléptetést, illetve az egyik napról a másikra kiürülő egyetemi campus számos kapuját bezárták. Érdekes adalék, hogy az emiatt meghosszabbodott kézbesítési útvonalakon háromszorosára nőtt a BME OMIKK kézbesítő munkatársának lépésszáma. A belépéshez szükséges munkáltatói dokumentumok is elkészültek, a munkavégzésük jellege miatt rendszeresen bejáró munkatársak számára pedig egyéni védőfelszereléseket biztosítottak. A könyvtári osztályvezetők és a levéltárvezető közös munkaszervezési fájlban adminisztrálták az otthonról elvégzendő feladatokat, a vezetői és osztályértekezleteket online tartották. A BME OMIKK munkatársak közötti kapcsolattartás elsődleges felülete a Slack nevű munkahelyi üzenetküldő program (chat) volt, amelynek aktív használói aránya jelentősen megnövekedett ettől az időszaktól kezdődően. Mivel a BME Levéltár létszáma mindössze négy fő, a feladatok kiadása, egyeztetése, a helyzet- és állapotjelentések heti körtelefonok, kör e-mailek formájában a chat mellett is könnyen megvalósíthatók voltak. Ezzel együtt a levéltári munkatársakkal is tartottunk online értekezletet. Az egyetemi online kommunikáció legfőbb fóruma a Microsoft Teams volt, ám a Zoom és a Webex felületekkel is megismerkedtünk, elsősorban külső szakmai megbeszélések, konferenciák alkalmából. A tapasztalat szerint a Teams a jelenléti munkavégzés visszatérte után is rendszeresen használt kapcsolattartási és értekezletforma maradt, az online bekapcsolódást biztosító konferenciákkal pedig megnövekedett a levéltári tudományos rendezvényeken való részvétel aránya. Az otthonról végezhető levéltári feladatok biztosítása nem ütközött nagyobb nehézségekbe, hiszen minden levéltári intézményben vannak olyan munkafázisok, amelyek koronavírus-járvány nélkül is elvégezhetők (lennének) otthonról. A napi munkát négy fő levéltári munkatárs számára kellett megszervezni, valamint lehetőség nyílt arra is, hogy néhány könyvtári kollégát is bevonjunk otthonról végezhető levéltári feladatok elvégzésébe. A rendkívüli időszak egyik fontos eredménye, korábban már tervezett feladata volt a hagyományos, MS Word formátumú raktári jegyzékek szabványos raktári nyilvántartássá fejlesztése. Az első home office hónapban 8000 levéltári őrzési egység adatait dolgoztuk fel. A munka azóta befejeződött, s e kézirat 2022. júliusi zárásakor már a rendelkezésre álló összesen mintegy 18 000 őrzési egység revíziója folyik. Jelentős otthoni munka volt az egyik személyi hagyatékban található, összesen közel 10 ezer oldalra rúgó kézírásos visszaemlékezés szövegének gépbe vitele.2 A korábban 2 BMEL XIV. 437. Hegedős Károly építészmérnök (1895-1972) hagyatéka. Az egész életét felölelő, képekkel és dokumentumokkal gazdagon illusztrált memoárjait 1945-től kezdődően vetette papírra. Batalka Krisztina
