Levéltári Szemle, 72. (2022)
Levéltári Szemle, 72. (2022) 2. szám - MŰHELYMUNKÁK. LEVÉLTÁRI (KÉNYSZER)MEGOLDÁSOK A PANDÉMIA IDEJÉN - Fehér Csaba: Ügyfelek, kutatók, média : Budapest Főváros Levéltára kommunikációs stratégiája a pandémia idején, 2020-2021
28 Levéltári Szemle 72. évf . 28 de erre hetente csupán egyszer került sor. A válaszokat elsősorban elektronikusan adtuk meg, de nem tudtuk teljesen kizárni a papíralapú válaszadást, hiszen az állampolgárok egy része, kivált az idősebb korosztály nem használja az elektronikus felületeket. Az ügyek iktatását online módon, VPN-kapcsolat segítségével oldottuk meg. Az ügyiratokat digitalizáltuk és Google Drive-on feltöltve külön mappákban mentettük el. 5 A többszörös visszacsatolás útja a főigazgatón keresztül, az ügyfélszolgálat vezetőjén át, az ügyfeles kollégán, az osztályvezetőkön az ügyintézőkig vezetett, majd a „láncon” visz szafelé ugyanez a folyamat zajlott le. Az ezzel járó állandó értesítés, igazolás nemcsak jelentős e-mail forgalmat generált, hanem lelassította az ügyintézést is, így végül a főigazgató kikerült a láncolatból. A megkereséseket hivatalos, vagy magánjellegük szerint osztottuk szét és a magánjellegű ügyeket, például a családfakutatásokat, félretettük. A zökkenőmentes tájékoztatás elősegítése érdekében külön ügyfeles mobiltelefont üzemeltettünk, amely minden nap 9 és 15 óra között volt hívható. (A vonalas számokat hiába hívták volna az érdeklődők, hiszen nem tartózkodtunk az épületben.) Az új mobilszámot publikáltuk a honlapon és a központi telefont kezelő őrség tudomására hoztuk. Abban az esetben, ha az ügyfél nem ügyfélkapun, vagy hivatali kapun keresztül jelentkezett be, külön problémát okozott az azonosítása is. E-mail, illetve hagyományos levél esetén személyazonosságot igazoló dokumentumok megküldését kértük, amelyeket utóbb megsemmisítettünk. Az illetéket, amit 2020-ban még nem töröltek el, a BFL számlájára kellett átutalni. A személyes jelenlét megszüntetése alól néhány eset mégis kivételt képezett. Az épület üzemeltetése, mint már korábban jeleztem, folyamatos jelenlétet igényelt, de időnként a halaszthatatlan hivatali, vagy egyéb, a jogérvényesítéshez elengedhetetlen ügyek elintézésére egy-egy referens egyénileg beléphetett az épületbe, külön főigazgatói engedély birtokában. Hívd a levéltárost! A Hívd a levéltárost! elnevezésű telefonos szolgáltatásunkat a kutatók felvilágosítására hoztuk létre, így nyújtva tájékoztatást a levéltári anyagról, adatbázisainkról, internetes kutatási lehetőségekről. E szolgáltatásunkat jelenleg is fenntartjuk.6 Célunk amellett, hogy általános tájékoztatást adunk a BFL által működtetett, illetve a közreműködésével és saját iratanyagára épült elektronikus szolgáltatásokról, kutatási tanácsadást is nyújtunk a BFL iratanyagáról és konkrét esetekben felvilágosítással szolgálunk a további kutatási lehetőségekről intézményünkön belül, illetve más intézmények irányába. 5 Az újranyitást követően az ügyiratokat papír alapon ezeknek a mappáknak a segítségével állítottuk helyre. Milyen érdekes, hogy akkor még az volt a fő szempont, hogy papíralapon legyenek meg az irataink, manapság pedig valóban a papírmentes iroda, vagy a papírmentes levéltár a döntéshozók célja. 6 https://bparchiv.hu/hirek/hivd-leveltarost-telefonos-segitsegnyujtas-veszelyhelyzet-idejen (A letöltés ideje: 2022. május 29.) Fehér Csaba
