Levéltári Szemle, 72. (2022)

Levéltári Szemle, 72. (2022) 2. szám - MŰHELYMUNKÁK. LEVÉLTÁRI (KÉNYSZER)MEGOLDÁSOK A PANDÉMIA IDEJÉN - Cseh Gergő Bendegúz: Levéltár Covid idején : járványkezelés, szolgáltatások, ÁBTL

22

Levéltári Szemle 72. évf

.

22

rögzítési, adatbázis-építési, digitalizálási, kutatási vagy közművelődési feladatokat látott el, amelyek során vagy nem kezeltek védendő személyes adatokat, vagy pedig azt offline módon, biztonságos informatikai környezetben tehették meg. A pandémia következtében ideiglenesen szüneteltetni kellett ugyan a levéltár személyes kontaktust igénylő közönségkapcsolati tevékenységét, az intézmény – évekkel ezelőtt bevezetett – online ügyfélszolgálata azonban folyamatosan fogadta az állampolgári kérelmeket és ezek feldolgozása – habár korlátozott kapacitással – mindvégig folytatódott. Az állampolgári adatszolgáltatás és a tudományos kutatás statisztikai adataiban, és a sajnálatos módon megnövekedett várakozási időben egyértelműen tükröződött ugyan a koronavírusjárvány és a kényszerű bezárás hatása, az információs kárpótlás és a jogérvényesítés lehetősége azonban mindvégig biztosított volt bárki számára.

A pandémia okozta részleges bezárás viszont lehetőséget teremtett olyan feladatok és fejlesztések elvégzésére, amelyekre egyébként vagy egyáltalán nem, vagy csak hosszú évek alatt lett volna lehetősége az intézmény munkatársainak. A kényszerű részleges bezárás időszakára az intézmény vezetése az alábbi prioritásokat határozta meg:

1. a munkatársak, kutatók és az ügyfelek egészségének lehető legmagasabb szintű védelme;

2. a levéltári szolgáltatások alapvető szintjének fenntartása;

3. az otthoni munkavégzés lehetőségének biztosítása a lehető legszigorúbb adatvédelmi rendszabályok betartása mellett;

4. a feladatellátás átszervezése, a korábban időhiány miatt háttérbe szorult, a levéltár épületén kívül is végezhető adatrögzítési, ellenőrzési, feldolgozási munkák felgyorsítása;

5. az Eötvös utcai épületben esedékes energiahatékonysági és egyéb korszerűsítési munkálatok elvégzése;

6. a hétéves intézményfejlesztési stratégia aktuális feladatainak maradéktalan ellátása.

Az otthoni munkavégzéshez szükséges informatikai eszközöket a munkatársak hivatali munkaeszközeinek „házhoz szállításával” sikerült megoldani. Sokkal komolyabb problémát okozott ugyanakkor a biztonságos adatkapcsolatok kialakítása és a személyes adatok kellő szintű védelmének garantálása. A levéltáros kollégák egy része számára lehetett olyan adatfeldolgozási, adatbázis-építési feladatokat találni, amelyek egyáltalán nem érintettek védendő személyes adatokat, például azért, mert a védelmi idők már lejártak. Más esetekben az informatikusok biztonságos vpn-kapcsolatot alakítottak ki a levéltár szerverei és az otthon elhelyezett hivatali számítógépek között, így bizonyos területeken a feladatellátás „szinte” zavartalanul folytatódhatott. A legkomolyabb nehézséget a levéltár épületében működő informatikai hálózat struktúrája jelentette, hiszen az adatok védelme érdekében a központi adatbázis és az iratanyag feldolgozásának egyéb eszközei egy teljesen zárt, az internettel semmilyen formában nem érintkező belső hálózaton keresztül érhetők csak el, így a sok millió oldalnyi digitalizált iratanyag előkészítése, feldolgozása sem folytatódhatott a korábbi rend szerint. Mivel a kutatók számára való iratelőkészítés és a szükséges anonimizálás az ÁBTL-ben már évek óta Cseh Gergő Bendegúz