Levéltári Szemle, 69. (2019)
Levéltári Szemle, 69. (2019) 1. szám - Műhelymunkák - Kohút Sára – Laczlavik György: A scopeArchiv öt éve a Magyar Nemzeti Levéltárban
40 Levéltári Szemle 69. évf . felhasználóbaráttá tétele. A fejlesztések segítségével az MNL a hivatali ügyek intézéséhez automatikusan biztosítja majd a kérelmező vagy az ügyintéző szervek részére a szükséges igazoló iratanyagot. A fejlesztési elképzelésekből összeállított követelményjegyzék elkészítését széleskörű, az MNL és a BFL közötti szakmai egyeztetés kísérte. Az alkalmazásfejlesztés lehetőséget teremtett arra, hogy a szakrendszert az MNL igényeihez igazítsuk. A munka követelményjegyzékének összeállításához viszont elengedhetetlen volt a levéltárszakmai alapelvek figyelembevétele mellett a bevezetés óta szerzett gyakorlati tapasztalatok összegyűjtése és értelmezése is. A munkafolyamat során fogalmazódott meg jelen cikk szerzőiben 5 az elhatározás, hogy áttekintsék az elmúlt öt év tanulságait és értékeljék a levéltári nyilvántartó szakrendszer (scopeArchiv) bevezetését és alkalmazását az MNL-ben. Mi is az a scopeArchiv? Nemzetközi szakrendszer A scopeArchiv egy svájci gyártású szo?ver, amely célkitűzése alapján mind a közlevéltárak, mind a magánlevéltárak számára teljes körű megoldást kínál nyilvántartásaik vezetésére. 6 Európa-szerte ismert szakrendszer, használják nemzeti levéltárakban (például Albánia, Liechtenstein, Luxemburg, Ausztria, Románia, Svájc, Szlovénia) svájci kantoni és német tartományi levéltárakban, 7 városi (Amszterdam, Drezda, Mannheim, München, Olten, Riehen, Saarbrücken, Scha?ausen, Vaduz, Winterthur, Zürich stb.) és egyetemi (például Freiburgi és Bécsi Egyetemi Levéltár) fenntartású intézményekben. 8 A szakrendszer segítségével az irat útja keletkezésétől (szervnyilvántartás) levéltárba kerüléséig (gyarapítás és törzskönyvezés) és kutatásáig (kutatószolgálati adminisztráció és online kérésleadási lehetőség) végigkísérhető. Eközben egy típusú adatot csak egyszer kell rögzíteni (például szerv/iratképző neve, kutató neve), mert hivatkozások révén az egymással összefüggő rekordok kapcsolatban állnak. 5 Dr. Kohút Sára igazgatóhelyettes a Nemzetközi Kapcsolatok és Európai Uniós Projektek Igazgatóságán. Az alkalmazásfejlesztés koordinátora, a scopeArchiv MNL-es felhasználói kézikönyvének szerzője és rendszeres oktatója. Dr. Laczlavik György főosztályvezető az Országos Levéltár Magánlevéltárak és gyűjtemények főosztályán, a scopeArchiv bevezetésekor részt vett a szakrendszer tesztelésében, paraméterezésében. Emellett évek óta oktatja használatát. 6 https://www.scope.ch/de/produkte/systemkonzept.html . Európában (elsősorban német nyelvterületen) az alábbi szo?verek használatosak még: ACTApro, Anton, archium, archivis pro, ArciSo?, ARIADNE, AUGIAS-Archiv, AVP, CMI STAR, Dachs, Faust Entry-Faust Professional, atom, Doxis4, MAIS-Flexis-MAIS-Internet, Midosa XML, NovaInfo Archiv- und Bibliotheksverwaltung, V.E.R.A. stb. Az Ausztriában használt rendszerekről ld. bővebben Laczlavik–Sági–Telek, 2018: 49–65. 7 A scopeArchiv Sachsen-Anhalt tartományi levéltárba történő bevezetéséről ld. Heiden, 2004: 95–120. 8 A referenciák tételes listáját ld. https://www.scope.ch/de/referenzen.html Kohút Sára– Laczlavik György
