Levéltári Szemle, 69. (2019)
Levéltári Szemle, 69. (2019) 4. szám - Boross István – Gerhard Péter – Horváth J. András – Laczlavik György – Lux Zoltán – Sipos András: Iratképzők – maradandó értékű iratok – levéltárak. Problématérkép
6 Levéltári Szemle 69. évf . Több olyan szabályozási problémát is megemlítünk, amelyek a szakmában általánosnak tekinthető vélemény szerint törvényi szabályozási tekintetben alapvetően rendezettek, a problémák a jogszabályok be nem tartásából, az ahhoz szükséges anyagi és humán erőforrások hiányából, rendelkezésre nem bocsátásából, vagy az iratképzők és a kormányzat nem megfelelő hozzáállásából származnak. Ezekkel kapcsolatban igyekszünk rámutatni, hogy a hatályos szabályozás sok tekintetben megkérdőjelezhető, némely tekintetben egyenesen fiktív alapfeltevéseken nyugszik. A felsorolt problémák távolról sem merítik ki az új átgondolást igénylő szakmai problémák körét, de a bizottság tagjai az itt körvonalazottakat tekintik a legsúlyosabbaknak, leginkább feszítőknek. I. Irat – közirat – magánirat – iratkezelés I.1. Irat fogalmának meghatározása Az 1995. évi LXVI. törvény a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről (a továbbiakban Ltv.) 3. § c) pontjában meghatározott iratfogalom 3 alapjában megfelelő, és lefedi az iratok lehetséges formáit. ■ Probléma: 1) Ennek ellenére az iratként kezelendő információhalmazok sokfélesége az iratképzők többsége számára még mindig nem tudatosult. Általános gyakorlat, hogy az iratképzők csak az iratkezelési nyilvántartásba vett iratokat tekintik iratnak, és ebből következőleg az olyan irattípusok, mint pl. a hivatali e-mailek, a fájlrendszerben tárolt fájlok, az adatbázisok vagy egyéb adatcsomagok gyakran kívül maradnak a szabályozott iratkezelési renden, így teljesen esetleges, hogy egyáltalán a levéltárak látókörébe kerülnek-e. 2) További problémát jelent, hogy az információk tendenciaszerűen egyre kevésbé tárolódnak a klasszikus papíralapú irat-fogalomnak megfeleltethető, önálló, folytonos entitásokban, hanem az egy iratként kezelendő információ-együttes gyakran több önálló entitásban (pl. különböző rekordokban, sőt alkalmazásokban) tárolt tartalmak összekapcsolásával áll elő. Az Ltv. irat-meghatározásába ez is beleérthető, de szakmai megfontolást igényel a további pontosítás, részletezés célszerűsége. 3) Az előbbi témához kapcsolódó elvi kérdésként merül fel, az adat–irat fogalompár együtt értelmezésének problémája. A törvény ugyanis „adategyüttes”-ről 3 „ irat: valamely szerv működése vagy személy tevékenysége során keletkezett vagy hozzá érkezett, egy egységként kezelendő rögzített információ, adategyüttes, amely megjelenhet papíron, mikrofilmen, mágneses, elektronikus vagy bármilyen más adathordozón; tartalma lehet szöveg, adat, grafikon, hang, kép, mozgókép vagy bármely más formában lévő információ vagy ezek kombinációja”. Boross–Gerhard–Horváth J.–Laczlavik–Lux–Sipos
