Levéltári Szemle, 69. (2019)
Levéltári Szemle, 69. (2019) 2. szám - Cseh Gergő Bendegúz: Beszámoló a Levéltári Szakfelügyelet 2018. évi munkájáról és ellenőrzési tapasztalatairól
15 2019/2. ■ Teljesülnek-e az ellenőrzés tartalmával kapcsolatos követelmények a R. 8. § (3) bekezdése szerint? A szakfelügyeleti vizsgálatok ezen a téren kedvezőbb helyzetet tártak fel a korábbiakban jelzettnél: ahol a levéltár ellenőrizte az iratképző szerv iratkezelését, ott az esetek többségében a felvett jegyzőkönyvek tartalmazzák a R. által előírt adatokat. Kivételt ez alól általában csak az elektronikus iratkezelés ellenőrzése képez: sok esetben a levéltárosoknak nincs megfelelő képzettségük és tapasztalatuk a számítógépes iktató és/vagy dokumentumkezelő rendszerekben keletkező, maradandó értékű iratok megfelelő kezelésének ellenőrzéséhez. ■ Az iratkezelés ellenőrzését a R. 8. § (5) bekezdésében meghatározott személyek végzik? A közlevéltárak döntő többségében ez a feltétel teljesül, mivel általában főlevéltárosok és levéltárosok végzik az ellenőrzéseket. Problémák a jövőben ott várhatók, ahol ebben a munkában olyan, OKJ-s végzettségű segédlevéltárosok is részt vettek, akik a jogszabályváltozás miatt már ebben a munkakörben nem foglalkoztathatók. ■ Az iratkezelés felügyelete kiterjed-e az elektronikus iktatóprogramok illetve dokumentumkezelő rendszerek ellenőrzésére is? A vizsgálatok tanúsága szerint a közlevéltárakban dolgozó levéltárosok többsége nem rendelkezik megfelelő képzettséggel az elektronikus iratkezelés ellenőrzésére, így mélységében nem tudja vizsgálni az ebben keletkező dokumentumok szakszerű kezelését. E nehézségek ellenére a helyzetet mégis nagyban megkönnyíti, hogy az iratképző szervek lényegében mindenütt akkreditált szo?vereket használnak már, így ezek révén garantálható a szabványos formátumok használata. A levéltári ellenőrzés ezen iratképző szerveknél általában az iktatás szakszerűségére és teljességére, az iratok tételbe sorolására és a megfelelő segédletek előállítására szorítkozik. A jelentések szerint csak néhány kisebb felsőoktatási levéltár esetében fordult elő, hogy az ellenőrzés nem érintette ezeket a területeket. ■ Az irattári anyag selejtezése során teljesülnek-e a R. 9. § (2)–(5) bekezdésében megfogalmazott feltételek? Az ellenőrzött 46 közlevéltár döntő többségében szabályosan, a R. előírásainak megfelelően zajlik az iratok selejtezési eljárása: a sokéves tapasztalatnak köszönhetően az előzetesen egyeztetett folyamat során mind az iratképzők, mind pedig a levéltár a fenti előírások szerint jár el. Azokban a levéltárakban mutatkoztak hiányosságok a selejtezés terén, ahol szakképzett munkatárs híján a szervnyilvántartás vezetése és Beszámoló a Levéltári Szakfelügyelet 2018. évi munkájáról
