Levéltári Szemle, 68. (2018)
Levéltári Szemle, 68. (2018) 1. szám - Kilátó - Bozó Péter – Schramek László – Zámbó István: Németországi levéltárakban gyűjtött tapasztalatok
A lezárt ügyek iratait általában az első öt év után szokták átadni, de a jogszabályok szerint legkésőbb 30 évvel az ügy elintézését követően kell az átmeneti levéltár őrizetébe helyezni. Az átadás és a visszavétel is szabályozott keretek között történik. Az átmeneti levéltárak adatbázisban tartják nyilván az ügyiratokat. A gyors visszakereshetőségre szükség is van, az ügyintézők az ügyirat megkérését követően általában 24 órán belül kézhez is kapják azokat, a St. Augustin-Hanglerban őrzött 40 000, vagy Hoppegartenből a 42 700 iratfolyóméternyi akta közül kiemelve. Az ügyintézést követően az akta vis zszakerül az átmeneti levéltárba. A megőrzési idő letelte után következik az iratértékelés: a maradandó értékű iratok Koblenzbe – a BA központjába –, a nem maradandóak pedig selejtezésre kerülnek. A BA egy a DZAB kiépítését szolgáló, 2014-ben indult, négy fázisból álló projekt harmadik fázisában tart. A projekt várhatóan 2019-re fejeződik be. A DZAB elve, a „klasszikus” átmeneti levéltár mintájára épül: a szövetségi államigazgatási szervek központi, hosszú távú megőrzési elektronikus tárhelyeként fog funkcionálni, ahol a papíralapú iratokhoz hasonlóan az őrzési idő tartamáig maradnak az iratok. Utána a már említett iratértékelést követő archiválás vagy selejtezés történik. A DZAB létrehozását a szövetségi levéltári törvény írta elő, amely a kiépítés és az üzemeltetés feladatát pedig a BA-ra bízta. A projekt előzménye a 2013-as szövetségi e-kormányzati törvény, amely alapján legkésőbb 2020-ra a teljes szövetségi államigazgatásnak át kell állnia az e-ügyiratok kezelésére. Ha ez megvalósul, akkor talán most még elképzelhetetlen, hogy hány terabájtnyi elektronikus irat keletkezik majd. Az elképzelések szerint a DZAB az alábbi előnyökkel szolgálhat az iratképzők számára: – Költséghatékony, decentralizált, hosszú távú tárolás bármely szervnek. – Tehermentesíti az iratképző szervek saját rendszereit. – Megfelelő és jogilag biztonságos tárolást nyújt a megőrzési időtartam alatt. – Kényelmes hozzáférést biztosít az iratokhoz a szerv saját dokumentum menedzsment rendszerén vagy a DZAB saját hozzáférési pontján keresztül. – Egyszerűen elvégezhető a selejtezés és a levéltári átadás a tárolási időszak lejárta után. 42 42 Az átmeneti levéltárak történetével, a működésükkel és a jövőjükkel részletesen a BA szakmagazinjának, a Forum nak a 2015-ös tematikus száma foglalkozik, amely elektronikus formában is elérhető: http://www.bundesarchiv.de/DE/Navigation/Finden/PublikationenBundesarchiv/publikationen-bundesarchiv.html (Letöltés dátuma: 2017. november 27.) 80 Levéltári Szemle 68. évf . Bozó – Schramek – Zámbó
