Levéltári Szemle, 68. (2018)
Levéltári Szemle, 68. (2018) 1. szám - Kilátó - Bozó Péter – Schramek László – Zámbó István: Németországi levéltárakban gyűjtött tapasztalatok
3. Három németországi levéltár szerepe az e-közigazgatásban és az e-iratkezelésben Az általunk meglátogatott hat levéltár közül az alábbiakban három – az StA, a BA és a LaB – intézmény e-iratkezelésben és e-közigazgatásban betöltött szerepét kívánom kifejteni. Természetesen a másik három levéltár – típusaik szerint: köztestületi, egyetemi, egyházi – esetében is felmerülnek az elektronikus iratok hosszú távú megőrzésével kapcsolatos kérdések, például a fenntartójuknál keletkező e-iratok vagy az e-mailek archiválásával kapcsolatban, ám jelen beszámolóban a köziratokkal foglalkozó levéltárak megoldásaival foglalkozom. Sächsisches Staatsarchiv Tanulmányutunk első állomásaként a HaD-t látogattuk meg, ahol Dr. Nils Brübach, a HaD Kelet-Szászországi Legújabb Kori Iratok Osztályának vezetője fogadott minket. Beszélgetésünk során nemcsak a StA drezdai részlegének munkájáról, hanem az egész StA-t érintő projektekről is tájékoztatást kaptunk. Így került szóba a hosszú távú megőrzés és elektronikus archiválás kérdéseire választ kereső Projekt LeA. 35 A terv kiindulópontja az volt, hogy tartományi szinten legyen bevezetve egy egységes dokumentum menedzsment és munkafolyamat-irányítási rendszer és ezzel együtt kifejlesztésre kerüljön az StA e-levéltára, ami az el_sta elnevezést kapta. A projekt elindításáról 2008 szeptemberében döntött a szász kormányzat, amely három szervezetet bízott meg a menedzseléssel: a kormányzati igényeket képviselő Igazság- és Európaügyi Minisztériumot, a levéltári igényeket szállító StA-t és az informatikai-műszaki hátteret biztosító Sächsische Informatik Dienstet, vagyis a Szász Informatikai Szolgáltatót. 36 A projekt – amelynek fontos momentuma, hogy a Szászországi Szabad Állam e-kormányzati stratégiájába integrálták 37 – 2009 augusztusában lépett 35 Langzeitspeicherung und elektronische Archivierung 36 A Dr. Brübach által a látogatásunk során nyújtott tájékoztatáson túl – a jelen beszámoló megírásához is felhasznált – a Projekt LeA kifutásáról, valamint az el_sta átadásáról szóló összefoglaló munkákat lásd: Nolte , 2013. és Nolte , 2014.; bővebben pedig a http:// www.staatsarchiv.sachsen.de/weiterfuehrende-informationen-4270.htm (Letöltés dátuma: 2017. november 27.) oldalon található hivatkozásokat. 37 A stratégia aktuális verziója: https://publikationen.sachsen.de/bdb/artikel/24522/docu ments/33765 (Letöltés dátuma: 2017. december 9.) 2018/1. 77 Németországi levéltárakban gyűjtö? tapasztalatok
