Levéltári Szemle, 68. (2018)
Levéltári Szemle, 68. (2018) 4. szám - Kilátó - Czetz Balázs – Szűcs István Gergely: Hungarika kutatás és a portugál levéltárak Beszámoló a 2018. június 1-17. között végzett portugáliai kutatóútról
59 2018/4. tagolódik, ebből a levéltár 150 munkatárssal, 37,5 km iratanyaggal rendelkezik és a város kulturális tanácsának felügyelete alatt működik. A levéltár fotógyűjteménye (rua de Palma) az 1850-es évektől napjainkig mintegy 600 ezer darabos gyűjteménnyel rendelkezik, amely a városi tanács által birtokolt, vagy magángyűjtők által felajánlott képekből áll. Céljuk fotókon keresztül dokumentálni Lisszabon történetét. A videógyűjtemény (largo do Calvário) szintén egyedülálló a város történetének szempontjából. Itt olyan filmeket, magán- és fesztiválfilmeket őriznek, amelyek a városhoz, vagy az ott élő emberekhez kapcsolódnak. A történeti levéltár és tervtár (bairro da Liberdade) őrzi a város történetéhez köthető iratokat, a legkorábbi dokumentumtól (I. Alfonz szabad királyi városi cím adományozása) egészen a 17. századig. Itt helyezték el az a 4000 ifm terjedelmű tervtárat is, amely a magánerős építési beruházások dokumentumait tartalmazza. A levéltár egy „X-arq” nevű saját fejlesztésű informatikai rendszert használ, amely több modulból áll. A menedzsment modul a regisztrációs és leíró funkciókat tartalmazza, és nyilvántartásra szolgál. A leírási modul a dokumentumok adatainak rögzítésére használatos, s ez képezi később a keresés alapját. A digitalizációs modulon keresztül végzik az iratok szkennelését. Az online keresési és kiszolgáló modul regisztráció után kiterjedt szolgáltatásokat tesz lehetővé (keresés, iratkikérés, digitalizáció megrendelése), regisztráció nélkül pedig keresési funkciót lát el. Magánszemélyként és intézményként is történhet a regisztráció, 4 ám itt nincs lehetőség angol nyelvű kitöltő felületet használni. A levéltárnak meglepően kreatív levéltár-pedagógiai felülete van. 2003 óta különböző szakemberek bevonásával tudatosan dolgoznak levéltár-pedagógiai programjukon, a fiatalok mellett a nyugdíjasokat, a családokat és a megváltozott munkaképességű embereket is célcsoportjuknak tekintik. Teszteket töltenek fel a honlapra különböző témakörökben, amelyeket a történelemtanárok szabadon felhasználhatnak, és egy speciális, gyerekeknek kiadott újságban különböző rajzolt karakterek segítségével mutatják be a levéltári tevékenységet, a főbb iratfajtákat stb. Az újság rejtvényeket, képregényeket, fotókat, feladatokat is tartalmaz. Láthatóan az intézmény számára fontos ez a szakterület és áldozni is hajlandóak rá. A restaurátor és digitalizáló műhely jól felszerelt, bár az elhelyezésből adódóan nem túl ideális körülmények között működő szervezeti egység. Feladataik nagy részét elsősorban a kutatói kérések kiszolgálása adja, tömeges digitalizálásra nincsenek berendezkedve. Az adatbázis-építési részlegen tucatnyi kolléga végzi az iratok adatainak felvitelét egy szűk irodában, amely tevékenység kellően monoton és ilyen körülmények között nyilván nem is túl kellemes munka. Nagyon jelentős az ügyfélforgalmuk a városi tanácstól átvett iratokból, a kérések többsége magánszemélyektől és természetesen magától az átadótól érkezik. A levéltár tulajdonképpen irattárként is funkcionál, 4 http://arquivomunicipal2.cm-lisboa.pt/Sala/online/ui/ReaderAccountInst.aspx?New=true Hungarika kutatás és a portugál levéltárak
