Levéltári Szemle, 68. (2018)
Levéltári Szemle, 68. (2018) 1. szám - Forrás és érték - Kurucz Ádám: A Magyar Nemzeti Levéltár önkormányzati hivataloknál szerzett gyűjtőterületi tapasztalatai Borsod-Abaúj-Zemplén megyében
a belső, adatbázis-építő munkát. 2015-től minden irattárról, irategyüttesről fényképeket is készítünk, ezáltal egyrészt nyomatékot adva a megtapasztalt körülmények dokumentálásának, másrészt a képek – kiegészítve a helyszíni jegyzeteinket – segítenek felidézni a tapasztalatokat akár évek múltán is. Az irattári rend kialakításának általános igénye Általános tapasztalat, hogy a hivatalok munkatársai a 2010 után keletkezett ügyiratok között „igazodnak ki” jobban és hamarabb kezdik el ennek az évkörnek a selejtezését. Ennek ellenére a tanácsi és korai önkormányzati időszak iratainak selejtezése és levéltári átadásra történő előkészítése megkerülhetetlen feladat. Csak ezek elvégzése után, a visszamaradó ügyiratokból alakítható ki megfelelő irattári rend. Az önkormányzatokkal közös célunk, hogy egy kezelhető mennyiségű, irattári rendben elhelyezett iratanyag maradjon a hivatalok őrizetében, mert ilyen formában látszik leginkább biztosítottnak a „a történelmi múlt megismerésének elsődleges forrásául szolgáló” 28 ügyiratok fennmaradása. Ezért a rövid irattári őrzési idejű ügytípusok selejtezését már a kézi irattárból javasoljuk. A lejárt irattári őrzési idejű iratok selejtezésének ösztönzése nem csak a levéltárba beszállítandó iratok mennyiségének csökkentése végett fontos. 29 Tapasztalataink szerint ahol jellemzően rövid irattári őrzési idejű iratokat (pl.: különböző támogatások, segélyek ügyei) nem selejteznek, mondván „hátha egyszer valakinek szüksége lesz rá,” a felhalmozódott iratmennyiség veszélyezteti az irattári rend fenntarthatóságát és a maradandó értékű ügyiratok iratkezelési szabályzatban rögzített követelmények szerinti elhelyezését. Fontos hangsúlyozni, hogy az irattári tervek szerint irattározott iratanyagoknál rendszerint nem lehet az irattári tervet „iratselejtezési tervként” 30 alkalmazni, ugyanis az ügyiratokra (és iktatókönyvbe) vezetett irattári jelek jelentős eltérést mutatnak az ügyirat tartalmához képest. Elég csak a következőre gondolni. Ha a levéltár minden 0-s selejtezési jellel ellátott, nem helyben őrzendő ügyiratot átvenne, akkor a megyei tanács és a TÁKISZ minden körlevele az összes községi iratanyagban tükröződne. 28 Ld.: A köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről 1995. évi LXVI. törvény bevezetőjét. 29 Ld.: Sóber, 2008. 59. 5. jegyzet. 30 Ember, 1987. 66. 2018/1. 35 Az MNL gyűjtőterüle? tapasztalatai...
