Levéltári Szemle, 66. (2016)
Levéltári Szemle, 66. (2016) 3. szám - Fiziker Róbert: Beszámoló a Magyar Levéltárosok Egyesülete 2016. évi vándorgyűléséről
Beszámoló a Magyar Levéltárosok Egyesülete 2016. évi vándorgyűléséről 17 lelő próba-átvételek történéseit bemutatva, szólt az átadási megállapodás előkészítése és megkötése feladatáról, az iktatókönyvi állományok PDF formátumú exportálási megoldásáról, az átadási csomag (SIP) OAIS-modell alapján az eLev SIP Készítővel való elkészítésének folyamatairól. A projekt során a csomag leíró metaadatai a Metadata Encoding and Transmission Standard (METS) XML formátumban készülő meghatározott adatleíró és továbbító specifikáció alapján készültek, míg a levéltári leírás az Encoded Archival Description (EAD) szabványát követte. A megvalósítás tapasztalatait összegezve az előadó három dolgot emelt ki. Az iratátadó szervek informatikai felkészültsége, technikai ellátottsága gyakran hiányosnak bizonyulhat. Másrészt az átadási csomagok előállításához a megfelelően felkészített iratkezelő szoftverek elkészültéig a levéltári oldal intenzív, gyakran manuális közreműködésére lesz szükség. Végül a régi több évtizedes állományok átvételekor a hosszú távú megőrzés biztosítása továbbra is problematikusnak látszik, a DOS alatti programok korlátozott hosszúságú adatmezőinek értelmezése olykor nehéz feladatok elé állítja az átvevőt. A rendezvény második felében az új szakmai követelményrendszer a 27/2015. (V.27) EMMI rendelet által támasztott nyilvántartási és adatszolgáltatási feladatokról szóló panelbeszélgetésre került sor. A Magyar Nemzeti Levéltár nyilvántartási és közzétételi feladatai a szakmai követelményrendszer keretein belül címmel Szatucsek Zoltán az MNL ré- széről a feladat értelmezéséről, az adatszolgáltatás, valamint a közzététel megoldások lehetőségeiről és a megvalósítás jelenlegi helyzetéről tartott előadást. Mint mondta, a feladat optimális megoldására, egy új fejlesztés megvalósításához szükséges fedezet hiányában, meglévő és az érintett intézmények számára is hozzáférhető eszközökkel is teljesíthető rendszerben gondolkodtak. Az adatszolgáltatás céljául a rendelet a levéltá- rakban vezetendő törzskönyvek évenként lezárásra kerülő állományának maradandó értékű iratként való megőrzését és az adatok hozzáférhetőségének biztosítását tűzte ki, továbbá előírta a Magyar Nemzeti Levéltár számára a közlevéltárak által átadott szervnyilvántartási adatállomány maradandó értékű iratként való kezelését és megőrzését. Az adatszolgáltatást a közlevéltárak egy része nem, vagy csak több-kevesebb hiányossággal teljesítette, sőt volt olyan levéltár is, amelyik kétségbe vonta adatszolgáltatási kö- telezettségét is. A nyilvántartások különböző módon, formátumban történő vezetése nem segítette az adatszolgáltatás menetét, illetve Budapest Főváros Levéltára esetében a meglévő professzionális elektronikus nyilvántartási rendszerből az adatok kinyerhetősége okozhatott gondot, hiányos adatszolgáltatást. A beküldött adatokat végül az MNL OL Y 19 jelzete alatt vették nyilvántartásba, és az intézmény honlapján (http://mnl.gov.hu/egyseges_torzskonyv), valamint az Európai Levéltári Portálon (http://www.archivesportaleurope.net / ) tették közzé. A jövő feladatairól szólva Szatucsek Zoltán az automatizált benyújtás megoldását, az EAD formátumban törté- nő befogadás, az automatikus hibaellenőrzés, illetve közzététel megoldását nevezte meg fejlesztési irányként. Míg a Magyar Nemzeti Levéltár és Budapest Főváros Levéltára számára a jelentős anyagi ráfordítással beszerzett ScopeArchiv szolgáltatásai megfelelő lehetőségeket biztosíthatnak a nyilvántartási és adatszolgáltatási feladatok teljesítéséhez, addig a kisebb intézmények számára jelentős költségekkel járó „dobozos szoftver” beszerzése és üzemeltetése nem tartozik a realitások közé. Ismeretes, a Nemzetközi Levéltári Tanács jóvol-
