Levéltári Szemle, 66. (2016)
Levéltári Szemle, 66. (2016) 2. szám - Cseh Gergő Bendegúz: Beszámoló a Levéltári Szakfelügyelet 2015. évi munkájáról
Cseh Gergő Bendegúz 10 A 2015. évi második ellenőrzés tapasztalatai a közlevéltárakban A közlevéltárak 2015. évi második vizsgálata a levéltári segédletkészítés és adatbázisépítés egyes kérdéseit vizsgálta az Ellenőrzési Tervben megfogalmazott konkrét területeken. A szakfelügyelők 2015 júniusa és decembere között minden közlevéltárban személyesen tettek látogatást, hogy a levéltárvezetővel egyeztetve vizsgálják meg az előre megküldött vizsgálati szempontokra érkezett válaszokat. A vizsgálatokról készült jelentéseket és konkrét javaslataikat a szakfelügyelők – a vezető szakfelügyelő által a fenntartó részére megküldött – jelentéseikben összegezték, így azok a későbbiekben közvetlen útmutatásként szolgálhatnak a szakmai munka gyakorlatát illetően. Jelen összegzésben a segédletkészítés és adatbázis-építés területén tapasztalt rendkívül heterogén gyakorlat néhány általános tendenciáját emeljük ki. Az éves Ellenőrzési Tervben megfogalmazott vizsgálati szempontok között kiemelt helyet foglalt el, hogy az adott intézmény rendelkezik-e több éves stratégiai tervvel, koncepcióval a segédletkészítés és/vagy az adatbázis-építés területén. A vizsgálatok tanúsága szerint a negyvenhat hazai közlevéltár közül összesen öt intézmény – Budapest Főváros Levéltára, MNL Szabolcs-Szatmár-Bereg Megyei Levéltára, Szent István Egyetem Kosáry Domokos Könyvtár és Levéltár, Miskolci Egyetem Levéltára, Állambiztonsági Szolgálatok Történeti Levéltára – rendelkezik írásban rögzített, több éves koncepcióval a levéltári feldolgozás gyakorlatára és ütemezésére vonatkozóan. Az intézmények kilencven százalékában a feldolgozó munka menete a korábban kialakí- tott gyakorlat szerint, az aktuális beszállítások vagy rendkívüli feladatok függvényében évente kerül kialakításra. Több intézményben vezetőváltás zajlott a vizsgált időszakban, ezekben az esetekben a vezetői pályázatok tartalmaznak szempontokat és célokat a segédletkészítés és feldolgozás tekintetében. Kiemelendő, hogy az időközben egysé- gesülő Magyar Nemzeti Levéltárban a vizsgálat befejezésének időpontjára készült el az intézmény egészére vonatkozó középtávú rendezési stratégia tervezete. Bár a dokumentum a vizsgálat időszakában még csak munkaanyagnak volt tekinthető, mindenképpen előremutató fejleményként értékelhető, hogy a közlevéltárak közel felét, az őrzött iratanyag mennyiségét tekintve még nagyobb arányát képviselő Magyar Nemzeti Levéltárban stratégiai szinten is igyekeznek újragondolni a levéltári munka ezen meghatározó területét. Szintén fontos vizsgálati szempont volt, hogy az adott intézményben a rendezési munkálatokat jóváhagyott rendezési tervek alapján végzik-e a levéltár munkatársai. Ezt az előírást a vizsgált időszakban még érvényben volt, illetve az időközben érvénybe lé- pett új szakmai követelményrendelet egyaránt tartalmazza. A vizsgálatok tapasztalatai szerint a negyvenhat ellenőrzött közlevéltárnak kevesebb, mint felében, összesen húsz intézményben teljesült részben vagy egészben ez az előírás. (Az említett húsz intézmény közé soroltuk azokat is, amelyekben nem minden esetben, csak nagyobb, strukturális átszervezést is jelentő rendezési munkálatok megkezdése előtt készítenek rendezési tervet, így szigorú értelemben véve a követelmény teljesülése még rosszabb ará- nyúnak tekinthető.) Kisebb levéltárak esetében általában az a magyarázat erre a jelenségre, hogy a rendezési tervet jóváhagyó szakmai vezető személye megegyezik a rendezést végrehajtóéval, így a tényleges szakmai kontroll ebben a helyzetben nem való- sulhat meg. Bár ez az érv részben akceptálható, a rendezési tervek azonban – éppen a
