Levéltári Szemle, 66. (2016)
Levéltári Szemle, 66. (2016) 1. szám - Kőmüves Mónika: A Közös Ügyi Országos Bizottság (delegáció) levéltári anyagának irattani vizsgálata
A Közös Ügyi Országos Bizottság (delegáció) levéltári anyagának irattani vizsgálata 11 A delegációnak – ismereteim szerint – nem volt iratkezelési szabályzata, irattári terve, az iratkezelés folyamata így nehezen rekonstruálható. Az iratok átnézése után a következő folyamatot lehet megállapítani: Központi iktatás volt, egy helyen történt az érkeztetés és az iktatás, minden iratkezelést az elnöki iroda végzett, amelynek tagja volt az irattáros/levéltáros is. A beadványokat a delegációnak vagy az elnökségnek címezték, némely esetben magának az elnöknek. Ekkor, és ha személyesen adták át az elnöknek az iratot, akkor egyértelműen az elnök vette át és bontotta ki azokat. Az érkeztetés minden esetben az elnöki irodán zajlott, amelynek feladata volt az érkeztető bélyegző kitöltése vagy az iratok hátoldalá- nak alján a jelzés felírása is (érk/érkezett/vettem és dátum). Ezt követően kitöltötték az iktatókönyvet, és a következő sorszám alapján egy előadói ívet. Az előadói ív bal oldalára felvezették az ügy tárgyát, valamint a beérkezett iratra rávezették az iktató- számot. Ha viszont az ülésszak alatt előbb keletkezett iratokhoz (előirathoz) csatolták, akkor ezután töltötték ki az iktatókönyvet. (Eleinte piros ceruzával egy római számot írtak az irat tetejére, illetve az irat hátoldalának középére „.../eln. szám” megjelölést, később – mikor már az előadói ív száma lett az iktatószám, az irat elejére „ad... del. szám”-ként került jelzés.) Az iktatás változatlan alapszámos rendszerben történt: minden ügy kapott egy számot, amely első iratához (iktatószáma az alapszám) csatolták az azonos ügyben későbbiekben keletkező iratokat. A beadvány ügyintézéséről a delegáció határozott, miután azt az elnök bemutatta, kivételes esetekben azonban felhatalmazást is kaphatott a bizottság utólagos jóváhagyása melletti intézkedésre (pl. nyomdába küldés, szétosztás). A bizottság döntése után megkezdődött az ügy intézése, amely az elnöki iroda feladata volt. Ha elintézték magát az ügyet és rávezették a történést az előadói ív jobb oldalára, vagy emellett a kiadmány-tervezetet, átiratot is megfogalmazták (amennyiben a birodalmi tanács delegáció- ja vagy más német nyelvű szerv volt a címzett, egymás alatt magyar és német nyelven). Ennek javításai után az iratot az írnokok leírták, összeolvasták, tisztázták, amelyet az elnök aláírt vagy láttamozott. Miután az iratot kiadmányozták, expediálták (nyomdába küldték, visszaérkezett, kiosztották), rávezették ezek megtörténtét is az előadói ív bal oldalára, az intézkedő szignójával. Az iratokat elintézésük után az ülésszak végéig elhelyezték a delegáció irattárában, és felírták az irattári leltár nyilvántartásába, amelyben minden ülésszak külön íven szerepelt egészen 1903-ig. E leltár végén szerepel a levéltárnok és a közös külügyminiszteri irodatiszt aláírt feljegyzése: 1904. május 1-jén az iratokat a képviselőház irattárának kezelésébe adták át a császári és királyi közös külügyminisztérium delegationalis irattá- rából. 16 Ez a bejegyzés a segítségünkre van, hiszen innen megtudhatjuk, hogy egy-egy ülésszak végén az elnöki irodából a közös külügyminisztérium irattárába kerültek az iratok, majd innen 1904. II. negyedévében továbbszállították ezeket a képviselőház irattárába, ahonnan a levéltár vette át saját őrizetébe (Országgyűlési levéltár fondcsoport). 16 MNL OL K 8 DELEGÁCIÓ 38. csomó, 1903. évi 39. ülésszak irattári leltára utáni levéltárnoki bejeg yzés.
