Levéltári Szemle, 65. (2015)
Levéltári Szemle, 65. (2015) 3. szám - Kitüntetettek - Kocsis Piroska: Szakmai koordinációs megbeszélések a Magyar Nemzeti Levéltárban
Szakmai koordinációs megbeszélések a Magyar Nemzeti Levéltárban rákból ellátni. Az egyik jellemző példa a felsőoktatási intézmények helyzete. A saját levéltárral nem rendelkező vidéki főiskolák, egyetemek iratkezelési felügyeletét Budapestről ellátni igen nehézkes, ugyanakkor feltehetően nem is feltédenül az Országos Levéltárban keresnék irataikat a kutatók, mégis országos illetékességű intézményként a Magyar Országos Levéltár illetékességébe tartoznak. A fenti anomáliák következtében sajnos előfordulnak olyan esetek, amikor területi szervek vagy vidéki szervezeti egységek tekintetében az iratkezelési szabályzatok jóváhagyása, iratselejtezési jegyzőkönyvek záradékolása, illetve az iratanyag átvétele megoszlik az Országos Levéltár és a megyei levéltár között, így egy-egy szervet több levéltár is nyilvántart, noha szakmailag az lenne a célszerű, ha minden feladatot ugyanaz a levéltár látna el. Továbbá olyan is előfordul, hogy az országot lefedő illetékességű szervezeti egységekkel rendelkező szerv esetében egyes szervezeti egységek a megyei levéltárakhoz, míg mások az Országos Levéltárhoz fordulnak selejtezés, levéltárba adás kapcsán. A megbeszélés során az a vélemény rajzolódott ki, hogy a vidéki székhelyű szervekkel és területi illetékességgel rendelkező szervezeti egységekkel kapcsolatos iratkezelés-felügyeleti feladatok egészét célszerűen a megyei levéltáraknak kellene ellátniuk, ugyanakkor az egységesség érdekében szükséges ezen szervek, szervezeti egységek nyilvántartását központilag koordinálni, illetve egyes, pl. tájékoztatási feladatokat központilag ellátni. Emellett korábban sem volt igazán gyakorlat, és a jövőben sem lenne célszerű az illetékességi kör és az illetékességi terület változása, továbbá a jogutódlás miatt a már levéltárba adott iratokat egyik levéltárból a másikba átadni. Összegzés A Magyar Nemzeti Levéltár Módszertani, Továbbképzési és Iratkezelés-felügyeleti Koordinációs Osztálya által szervezett szakmai koordinációs megbeszéléseken olyan aktuális kérdések kerültek napirendre, melyeknek megoldása régóta várat magára. Az egészségügyi iratok átvételének kérdésében lezajlott szakmai koordináció ügyében hosszú idő óta tett első lépés pozitív eredményeként könyvelhetjük el Mikó Zsuzsanna, a Magyar Nemzeti Levéltár főigazgatója által 2/2015. (V. 15.) szám alatt kiadott Főigazgatói tájékoztatót, amely a jelenlegi jogszabályi környezet figyelembe vételével szabályozza az egészségügyi dokumentáció közlevéltári kezelésének egyes részleteit. A MNL Módszertani Osztálya jelenleg dolgozik azon, hogy létrejöjjön az egyeztetés a SOMKL és az OBDK képviselőivel. A változó őrzési idejű iratok levéltári kezelésével kapcsolatos kérdéskörben egységes álláspont alakult ki, melynek eredményeként a korábban kiselejtezett iratok egy része maradandó értékűként levéltárba kerülhet. Hasonlóan egységes álláspont született a levéltárak illetékességi körét illetően, aminek gyakorlati megvalósítása remélhetőleg jelentősen csökkenteni fogja az iratkezelés-felügyelet és a levéltári iratátvétel során előforduló anomáliákat, egyértelműbbé és egyszerűbbé fogja tenni a levéltárosok feladatait. Összességében elmondható, hogy az MNL tagintézményeivel tartott szakmai koordinációs megbeszélések sikeresek voltak, mivel a megoldásra váró kérdésekben elősegítették az egységes szakmai álláspont kialakítását. Mivel személyes konzultációra ritkán adódik alkalom, ezért felmerült, hogy az egyszerűbb problémákat a jövőben on23
