Levéltári Szemle, 64. (2014)
Levéltári Szemle, 64. (2014) 2. szám - HARASZTI VIKTOR: Gyűjtőterületi szubjektív – a gyűjtőterület egyes kérdései egy városi levéltár szemszögéből
Gyűjtőterületi szubjektí v … 17 Régi probléma a levéltárakban az iktatókönyvek kezelésének kérdése. A 335/2005. (XII.29.) Korm. rend. alapj án: a „papír alapú iktatókönyv: olyan nem selejtezhető, h it e lesített iratkezelési segédeszköz, amelyben az iratok iktatása történik”. Az az teljes körben a nem selejtezhető iratok körébe került. Mindennek következmények épp el vben és a gyakorlatban évtizedek óta – az egyes levéltárosok hozzáállásától függően – kerülnek be nagy mennyiségben a papíralapú iktatókönyvek a levéltárba. Á l láspontom szerint olyan iktatókönyveket, amelyekbe regisztrált iratokból semmi nem kerül be a levéltárba, azokat csak alapos iratértékelés után szabad átvenni. Ha az isk o láknál nem veszik át a levéltárak az ügyviteli iratokat, akkor vajon szükségese az iktatókönyvek átvétele? S bár a levéltáros szakma ebben nem jutott egyetértésre, az elektroni kus ikt atás megoldja ezt a kérdést, mivel az ügyiratkezelő alkalmazások általában központi működtetésű szoftverek, így a teljes állomány átvétele nem jelent többlet terhet, ha csupán adatbázisokról van szó, akkor a tárolásban sem. (Más kérdésekben az elektr onikus iktatás adatállományának átvétele komoly gondokat jelent már ma is, de erről most terjedelmi korlátok miatt érintőleg esen sem szólhatok.) Az irattári tervet látván levéltárosként azt a kérdést kellett feltennem, hogy vajon az egyes iskolákba adaptált irat tári tervek alapján ténylegesen bekerülneke a levélt á- rakba majdan azok az iratok, melyek a kutatói érdeklődést szolgálhatják? Az inté zménylétes í tés, fejlesztés, átszervezés ügyei valóban f ontosak, de vajon nem található k meg a fenntartó iratai köz öt t? És ott milyen minősítéssel? A törzslapok, beírási naplók nagyon fontosak, de a megkeresések számosságát tekintve inkább az egyéni jogérv é- nyesítést szolgálják, mint a történeti kutatást. Ebből a három tételből vajon összeállí tható egy iskola története? Vagy eg y tágabb oktatástörténeti kutatás? Előbb aligha, utóbbi nehezebben. De nem is ezek alkotják az eddig levéltárba került iskolai iratanyag törzsé t. Korábban sok esetben vettek át ügyviteli iratok at , anyakönyvek et , osztályna plók at , tanulói nyilvántartások at , tantestületi jegyzőkönyvek et , iskolaszékek iratai t , isk olai értesítők et , a tanulók összetételére vonatkozó kimutatások at , önképzőköri iratok at, és a sort még lehetne folytatni. (Csak megjegyzésképp: az illetékességbe tartozó iskolák honlapjának levéltéri m egőrzését sem tartom elvetendő gondolatnak, ha már az ir atokból – le galább is a jogszabály alapján – csak egy szűk kört vesznek át .) Persze, sokan erre azt mondhatják, a fenntartói iratokból, mint tükröződő irato kból rekonstruálható egy iskola története. É rdemes lenne ezt is megvizsgálni, de vél eményem szerint hatékonyabb lenne, ha a primer források már az adott oktatási inté zmény irattári tervében is megjelennének éspedig levéltárba adandó tételként. De leg alább a mintavételes selejtezés lehetőségét kellen e fenntartani, és ez nem csak az isk oláknál igaz. 15 15 A mintavétel fontosságáról a hazai szakirodalom viszonylag bőven szól. Sa jnálatos azonban, hogy a l evéltá ri jogszabályok már nem ismerik ezt a fogalmat, így a gyűjtőterületen dolgozó levélt árosok személyi kapcsolatain múlik e nagyon fontos levéltári érdek érvényesítése. 2004. április 30ig volt hatályban az á llami szervek iratainak védelméről és selejtezéséről szóló 45/1958 (VII.30.) Korm. rendelet, mely 7. § (4). bek.e alapján „a levéltári ellenőrzést ellátó állami levéltár a kiselejtezett iratokból bármely irat további megőrzését rendelheti el.” A jogszabály a dereguláció áldozatául esett , és a hivatkozott szakasz rendelk ezése más, jelenleg hatályos levéltári jogszabályba nem került át. A 10/2002. (IV.13.) NKÖM rendelet te rvezett módosítása javíthat ezen az állapoton.
