Levéltári Szemle, 63. (2013)
Levéltári Szemle, 63. (2013) 1. szám - LEVÉLTÁRTÖRTÉNET - KOCSIS PIROSKA: Hatvanéves a csoportszámos iktatás
Kocsis Piroska 62 formtörekvések az iratkezelés” terén című cikkében kifejti, hogy „egyetlen modern levéltár sem zárkózhatik el” alkalmazása elől. 27 A témában a rendszer előnyeinek és hátrányainak megvilágí- tásával kapcsolatban vita bontakozott ki a Levéltári Közlemények hasábjain, ahol Herzog József 28 megállapította, hogy „a tizedes rendszer a tervszerűen előre kidolgozott ún. számkulcsban foglalt fő- és alszámok segélyével, egy-egy hatóság összes ügyiratait nemcsak nagyobb csoportokra tagolja, hanem a szükséghez mérten ugyane számok segélyével kisebb, tartalmilag lehetőleg egynemű csoportokban határolja el és csak az utóbbiakon belül iktatja időrendben”. Ugyanakkor Herzog kiemeli a decimális rendszer nagy előnyét a régi iktatással szemben azáltal, hogy „kétségtelenül tökéletesebben végzi el az iratok tartalmi összefüggése szerint való csoportosítá- sát, sőt a csoportosítást az idő folyamán előálló szerves változásoknak megfelelően bármikor módosíthatja is”. A továbbiakban megállapítja, hogy a „ma szokásos alapszámrendszernél a tizedes rendszer célszerűbb, mivel az iratok iktatását éppen olyan biztonsággal végzi, mint az alapszámrendsze.” 29 A levéltárosok tehát már a század első felében javasolták a decimális iktatás rendszerének bevezetését, s elméletileg helyesnek tartották annak alkalmazását. Ezek alapján Otlet munkája találkozott a levéltári szakemberek véleményével, hiszen az elgondolása alapján kialakított csoportok szorosan a tárgyi tagolásra épültek, s emiatt könnyen kezelhetővé tették az anyagot. Mindezek alapján a csoportszámos iktatási rendszer eszmei kiindulása jó volt, mivel a logikai elvek érvényesülését és a rendszerező határok megvonását biztosította. Azonban a rendszernek voltak olyan feltételei, melyeknek betartása nélkül összeomlott volna az egész iratkezelési rendszer, ugyanakkor ezek a feltételek illuzórikussá tették a gyakorlatban való alkalmazást. Mint ké- sőbb Vörös Károly, 30 a Levéltári Híradóban megjelent cikkében arra a megállapításra jutott, hogy „a rendszer hazai bevezetőinek legnagyobb tévedése […] éppen az volt, hogy ezeket az előfeltételeket nem látták világosan és helytelenül értékelték.” 31 A csoportszám magyarországi bevezetése Magyarországon tehát csak kísérletek és próbálkozások jeleivel találkozhatunk, nem beszélve egyes szórványos jelenségekről különböző hivatalokban. A szocialista országokban a Szovjetunión kívül az NDK-ban, Lengyelországban és Csehszlovákiában is alkalmazták ezt a rendszert, Magyarországon 1928-ban, az akkori Belügyminisztériumban használták. A decimális rendszerre épülő csoportszámos iktatást hazánkban csaknem harminc évvel később vezették be a közhivatalokban. A kommunista hatalomátvételt követően történt államosítások, az államhatalom helyi szervezeteinek, a tanácsoknak a létrejötte és az egypártrendszer alapján álló új államberendezkedés alapvető változásokat hozott a közigazgatásban is. Az 1950-es évek első felében végrehajtott szervezeti változások a kormányzati szerveket átalakították, új minisztériumokat hoztak létre, a régieket összevonták vagy átszervezték, személycseréket hajtottak végre a kormányzati szervek 27 GÁRDONYI, 1927. 263. 28 Herzog József (1880–1941) levéltáros, történész, az MTA tagja. 1924-ben országos levéltári igazgató lett, majd 1934ben a levéltár főigazgatójává nevezték ki. Tisztségét haláláig, 1941-ig töltötte be. 29 HERZOG, 1929. 40–44. 30 Vörös Károly (1926–1996), levéltáros, történész. Az 1951-ben megjelent Levéltári Híradó szerkesztője. Vezetésével látott napvilágot 1962-ben a Területi állami levéltárak fondjegyzékei I. Szerkesztési alapelvek című utasítás. 1964-ben a Levéltári Osztály mellett szervezett Kiadványi és Dokumentációs Csoport vezetője. Részt vállalt az 1969. évi 72. tvr. megalkotásában, valamint a Levéltári Ügyviteli Szabályzat kidolgozásában. 1970-ben átkerült az MTA Történettudományi Intézetbe, 1978-ban jelent meg Budapest története IV. kötete című munkája. 31 VÖRÖS, 1955. 177.
