Levéltári Szemle, 63. (2013)
Levéltári Szemle, 63. (2013) 1. szám - LEVÉLTÁRTÖRTÉNET - KOCSIS PIROSKA: Hatvanéves a csoportszámos iktatás
Hatvanéves a csoportszámos iktatatás 59 ményes kezelést igénylő eddigi irattári rendszerek, s ezen próbáltak változtatni. Céljuk az ügyintézés meggyorsítása, a sok munkaerőt igénylő kezelési módszerek megreformálásával elérhető létszámcsökkentés volt. A felismerést azonban nem követte a megfelelő kivitelezés. 9 Közigazgatási számrendszer Már a fordulat évében, 1948-tól kezdve a centralizáció a gazdasági és politikai élet minden terü- letét érintette és ebből az írásbeli ügyintézés sem maradhatott ki. 1948-ban hozzákezdtek a valamennyi szerv által használandó egységes iktatási és irattározási rendszer kidolgozásához, mely a közigazgatási számrendszer volt. Kialakításának célja – a korszak zsargonját alaqjklmazva – az volt, hogy segítsen a polgári korszak öncélúvá nőtt bürokráciájának felszámolásában, rendet teremtsen az ügyek, tárgykörök és eljárások szinte áttekinthetetlen tömkelegében, s egyúttal „közelebb vigye a közigazgatást a néphez az által, hogy a közigazgatás addig félelmes útvesztője helyett rendszerezett, világos képet adjon számára a saját ügyének intézéséhez”. 10 A közigazgatási számrendszeren alapuló irattári rendszer 11 kialakítása Botár Olivér 12 nevéhez fűződik, és 1949– 1951 között volt érvényben. 13 Az eredeti elképzelés szerint előbb az államigazgatási szerveknél keletkező iratokat, majd minden szervre kiterjesztve az azonos tárgyú iratokat egységesen tervezték nyilvántartani és irattározni, ezáltal „az ország összes irattárai ily rendszer szerint egységesen lesznek rendezve”. 14 A rendszer kidolgozói 15 „az összes hivatalok összes elképzelhető ügyeit”, vagyis az állam és az egyén közötti elképzelhető minden ügyet, mintegy 3500 alaptípusra vezettek vissza. Ezeket a típusokat, helyesebben, az így alakított ügycsoportokat – vagyis tárgycsoportokat – a tizedes rendszer alapján tovább rendszerezték, s így az államigazgatás valamennyi ügyét tárgyuk szerint, négyjegyű számmal kifejezhető rendszerbe foglalták. 16 9 BORSA, 1955. 201. 10 SZEDŐ, 1963, 59–60. 11 A közigazgatási számrendszerben az iratkezelés alapja az egységes iktatási és irattári terv, általában négytagú jelzőszámokkal, az ún. „rendszámokkal”. 12 Botár Olivér (1913–1989). 13 A közigazgatási számrendszer alkalmazását a 68/1948. MT számú határozat 1948. november 14-én rendelte el. A rendelet utalt a Gazdasági Főtanács 9/1948., valamint 2716/1948. sz. rendeletére, amely kimondta, hogy 1948. december 1-től kezdődően „minden jogszabályt és jogszabályszerű közérdekű rendelkezést a tárgy szerint megfelelő közigazgatási rendszámmal is el kell látni”. Ez a rendelkezés tehát párhuzamos iktatást írt elő, s nem tette a rendszámot kizáró- lagossá, előírásait is csupán a jogszabályokra korlátozta. Kibővítette a hivatkozott rendeletet a 341/1949. MT sz. rendelet 1949. július 17-én a közigazgatási számrendszer bevezetéséről. A minisztertanácsi rendelet már a közigazgatási rendszámnak megfelelő számot is kapott, 0.004 számjeggyel. Előírta, hogy az Országos Tervhivatal elnöke köteles elő- készíteni a számrendszernek 1950. július 1-jével történő általános bevezetését, és köteles gondoskodni a szükséges teendők végrehajtásáról. Az Országos Tervhivatal 1949. október 6-án körrendeletet adott ki a számrendszerhez szüksé- ges nyomtatványok és tárolóeszközök beszerzéséről, majd az alábbi formanyomtatványok alkalmazását írta elő: ügynyilvántartó doboz, ügynyilvántartó lap, tájékoztató táblázat, rendszámjegyzék, ügyviteli szabályzat, elválasztó lapok. A közigazgatási számrendszert tehát lényegében váratlanul, az alaprendelettől eltérő időpontban, hirtelen vezették be, ami két év múlva sorsát is megpecsételte. 14 B OTÁR , 1949. 10. 15 A rendszer kidolgozásában közreműködött a Pénzügyminisztérium, a Belügyminisztérium, a Népjóléti Minis z térium, a Vallás- és Közoktatásügyi Minisztérium megbízottjai, valamint, az igazságügyi tárca, a honvédség, a közlekedésügy, a földm űvelésügy és az iparügy számos munkatársa és szakértője. 16 A rendszer egy átfogó témafelsorolás, amely a 3500 alapügyet 6000 csoportba, 100 alosztályba és 14 osztályba soro lta. A rendszámok az igazgatásban előforduló valamennyi ügytípust felölelték, közig azgatási ágazati bontásban. Az ág azatokon belül a rendszámok osztályok, alosztályok, csoportok szerint határozták meg az egyes ügyek besorolását, azaz az ügyiratok helyét. Az ügyfajták osztályozása az államapparátus akkori felépítését követte, tehát strukt urális elven al apult. A besorolás alapja a decimális rendszer volt. Ezt mutatja a fő tagolási egységek, az ún. közigazgatási osztályok c í- meinek felsorolása: 0.000 Alkotmány, közjog, államigazgatás és külügy; 1.000 Vallás, tudomány, művészet; 2.000 Ig azságü gy; 3.000 Szociális gondoskodás, egészségügy; 3.600 Közmunka- és középítésügy; 4.000 Állambiztonság, honvé delem; 5.000 Közbiztonság, közrend és rendészeti igazgatás; 6000 Pénzügyek, nemzetgazdaság; 7.000 Kereskedelem- és szövetkezetügy; 7.600 Közlekedés, f uvarozás és hírtovábbítás; 8.000 Földművelés, mezőgazdaság, őstermelés; 8.800 Közellátás; 9.000 Ipar, bányászat; 10.000 Állami gazdálkodás ellenőrzése, anyagelosztás és ármegállapítás. Mint a fels o-
