Levéltári Szemle, 63. (2013)

Levéltári Szemle, 63. (2013) 2. szám - LEVÉLTÁRTÖRTÉNET - SZABÓ BENCE: Egy eltűnt levéltár nyomában. Adalékok az MSZMP Bács-Kiskun megyei archívumának történetéhez

Szabó Bence 68 A pártarchívumba érkező iratok feldolgozását, rendezési munkáit az iratanyag „előtörténetének”, állapotának felmérése és a megfelelő módszer kiválasztása előzte meg. A kiválasztott fondot vagy fondcsoportot érintő feldolgozó, rendszerező munka jövőbeli

feladatait, célkitűzéseit, módszereit a közlevéltárakhoz hasonlóan a rendezési terv foglalta össze. Ezt követve, a mélyebb archívumi feldolgozás folyamán kerülhetett sor az archívum legkisebb levéltári alapegységeinek, az őrzési egységeknek a kijelölésére. Az őrzési egységeket az iratok belső összefüggései alapján ügykör, tartalom, tárgy, típus

vagy szerzők szerinti kontextus alapján képezték. A 250 lapnyi terjedelmet meghaladó,

szervesen összefüggő irategységek további kisebb tételekre, kötetekre vagy dossziékra

is tagolódhattak. A rendezési alapelveknek megfelelően egyazon őrzési egységbe lehetőség szerint azonos zárt kezelést jelölő minősítéssel ellátott iratokat tagoltak be. Kü-

lönböző minősítésű irategyüttesek esetén a legmagasabb fokú titkosítás volt a teljes

őrzési egységre nézve az irányadó. Az anyag tartalma, illetve a kibocsátó szerv hierarchiája alapján kaphatott bizalmas, szigorúan bizalmas, illetve titkos minősítést. Regisztratúra jellegű fondok esetében az őrzési egységek sorrendjének kialakítá-

sa több rendezési elv alapján is történhetett, melyek az alábbiak voltak: 1. Strukturális-kronológiai elv: a fondképző szervezeti felépítése, ezen belül korszakok alapján történő csoportképzés 2. Kronológiai-strukturális elv: évek, ezen belül szervezeti felépítés szerinti csoportosítás 3. Funkcionális (munkaterületi) – kronológiai elv, vagy ennek fordítottja Gyűjteményes fondok kialakítása során fondképzők szerinti, funkcionális, tárgyi-tematikai, kronologikus sorrend, vagy ezek kombinációja adta a rendezési elvet. Őrzési egységen belül többnyire a kronológiai sorrend jutott érvényre, melyet az

iratok keletkeztetésének dátumai jelöltek ki. Az összetartozó dokumentumrészek, több

ügyiratdarabból, mellékletből álló iratok a rendezési szabályzat szerint együtt maradtak,

az alapirathoz csatolódtak. A dátum nélküli iratok az őrzési egység végére kerültek. A

kronologikus rendszer mellett alkalmazható elv volt a földrajzi bontás, vagy személynevek ABC szerinti rendjének kialakítása is, de lehetséges volt iktatószám szerinti

rendszert is meghatározni. Az őrzési egységek formai−technikai kialakítása során a

dokumentumokat dossziékba helyezték, melyek fedőlapját egységes nyomtatványminta alapján készítették el. A dossziéba helyezett őrzési egységnyi dokumentumot lapszá-

mozással látták el. A pártszervek irattári anyagaikat elvileg rendezetten, jegyzékkel ellátva, a selejt

eltávolításával adták át a pártarchívumok számára. Az átvett iratok között azonban továbbra is maradtak olyan iratfajták, melyektől levéltári selejtezést követően kellett

megszabadítani a maradandónak értékelt anyagot. Selejtnek minősültek a duplumok,

valamint a felsőbb pártszervek irattári anyagaiban tükröződő iratfajták. A pártarchívumban kezelt iratanyag regisztrálására, az elvégzett rendezési munkák megjelölésére a levéltári nyilvántartások szolgáltak, melyeket egységes formai megjelenés és tartalmi követelmények alapján készítettek:  Őrzési egység leltár  Belső leltár  Napirendi jegyzék  Katalógus  Mutatók  Selejtezési jegyzőkönyv