Levéltári Szemle, 61. (2011)

Levéltári Szemle, 61 (2011) 2. szám - I. A területi általános levéltárak önkormányzati versus állami fentartása illetve a levéltárügy és az iratkezelés felügyelet ágazati irányításának kérdései - Javaslat a területi általános levéltárak állami fenntartására és a Nemzeti Levéltári Igazgatóság létrehozására

Állásfoglalás és b i 11 s ági j e l e n t é s 20 11 — részvétel az iratkezelésért felelős és az iratkezelést végző személyek, illetve a levéltári dolgozók szakmai képzésével, továbbképzésével kapcsolatos koncepciók kidolgozásában, illetve azok megvalósításában; — statisztikai rendszerek működtetése, nyilvántartások vezetése, adatszolgáltatás; — levéltári szabványok, szabályzatok, módszertani útmutatók készítése, adaptálása; — a levéltári tevékenység fejlesztését célzó programok kidolgozása, vezetése; — a levéltárügy fejlesztésével, a maradandó értékű iratok fennmaradásának biztosításával kapcsolatos kutatások végzése, szervezése. Az általa fenntartott levéltárak az Igazgatóság felügyeletével és irányításával ellátják azokat a feladatokat, amelyeket a jelenlegi Ltv. ezen levéltárak szakmai feladatai közé sorol. Az általa fenntartott levéltárak az Igazgatóság felügyeletével és irányításával végzik a köziratokat kezelő, nem állami vagy nem önkormányzati szervezetek, vállalkozások iratkezelési tevékenységének szakmai ellenőrzését, egyúttal a jogszabályok alapján illetékességébe tartozó, azaz a végelszámolással megszűnt cégek iratainak, továbbá a csődeljárásról és a felszámolási eljárásról szóló 1991. évi XLIX. törvény (Cstv.) hatálya alá tartozó iratok kezelésének ellenőrzését. Indokolás: Az üzleti lehetőséget felismerve a rendszerváltozást követően Magyarországon szinte azonnal megalakultak azok a gazdasági társaságok, amelyek fő tevékenységi köre az állami és az önkormányzati szervek köziratainak őrzése, kezelése. Jelenleg a központi államigazgatás egyes szervei, továbbá több önkormányzat vásárol irattárolási, iratkezelési kapacitásokat, bíz meg köziratok kezelésével külső cégeket. Tevékenységüket, a szakmai követelmények megvalósulásának ellenőrzését a levéltárak feladatává kell tenni. A Cstv. jelenlegi előírásai nem biztosítják megfelelően a maradandó értékű iratok védelmét, levéltárba kerülését, a munkavállalással kapcsolatos személyes adatok megőrzését, vagyis az állampolgári jogok érvényesülését. Ezért is különösen fontos a levéltárak ellenőrző szerepének az erősítése ezen a téren is. Mindenekelőtt meg kell erősíteni a levéltárak felügyeleti jogosultságát a felszámolók, iratőrző cégek esetében, a felszámolt cégek iratait őrző irattárak alapvető adatait a levéltáraknak be kelljen jelenteni. Továbbá meg kell határozni a felszámolók és iratőrzők irattárainak minimális szakmai paramétereit, s azokat ellenőrizni kell. El kell érni, hogy maradandó értékű iratokat ténylegesen csak levéltárak tároljanak. Ehhez, természetesen, a levéltárakban meg kell teremteni a feladat végrehajtásához szükséges feltételeket. Az általa fenntartott levéltárak az Igazgatóság felügyeletével és irányításával ellátják a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet 67/A. — 67/C. paragrafusában meghatározott ellenőrzési feladatokat. Továbbá - az általa fenntartott levéltári intézmények útján — végzi az Ltv.-ben a levéltárak számára jelenleg megfogalmazott szervellenőrzési feladatokat (pl. a maradandó értékű iratok fennmaradásának biztosítása az iratselejtezési jegyzőkönyvek jóváhagyása során). Indokolás: A javaslat szerint a levéltárak ellenőrzési tevékenysége - a jelenlegi gyakorlattal ellentétben — a közfeladatot ellátó szervek esetében az iratkezelési szabályzatban foglaltak végrehajtásának ellenőrzésére terjedne ki. Ezzel a levéltárak átvennék a 212/2010. (VII. 1.) Korm. rendelet 28. § a) pontjában meghatározott ellenőrzési 21