Levéltári Szemle, 61. (2011)

Levéltári Szemle, 61 (2011) 2. szám - I. A területi általános levéltárak önkormányzati versus állami fentartása illetve a levéltárügy és az iratkezelés felügyelet ágazati irányításának kérdései - Javaslat a területi általános levéltárak állami fenntartására és a Nemzeti Levéltári Igazgatóság létrehozására

Levéltári Ko llégium módszertani tudásközpont hiánya, amely az e-iratok problémakörének megjelenésével egyre hangsúlyosabbá válik. A helyzet súlyossága fokozódni fog a kormányzat e-közigazgatási törekvéseivel párhuzamosan. A 2014-re tervezett teljes körű e-közigazgatás rendszerével szinkronban a levéltárakat fel kell készíteni az elektronikusan keletkező köziratok fogadására. A legtöbb állami és önkormányzati e-iratot a területi általános levéltáraknak kell majd átvenniük, amelyek azonban a jelen pillanatban teljesen felkészületienek erre a feladatra. A több milliárdos e-közigazgatási projektek keretében létrejövő e-köziratok levéltári átvétele és időkorlát nélküli megőrzése ezért alapjaiban veszélyeztetett. Erre a problémára kínál megoldást az EKOP 2011-2013. évi akciótervére javasolt E-Levéltár II. projekt, amelynek elbírálása jelenleg folyamatban van. A javaslat szerint a projekt keretében megtörténne a megyei levéltárak felkészítése a központi archívum szolgáltatáshoz történő csadakozásra. Sikeres pályázat esetén ugyanakkor annak eredményes lebonyolítását a 19 fenntartó megyei önkormányzat eltérő lehetőségei alapvetően befolyásolhatják. Az önerőt nem, de az öt éves kötelező fenntartási költségek finanszírozását előíró követelmények következtében a fenntartó megyei önkormányzatok eltérő módon viszonyulhatnak egy országos szinten megkérdőjelezheteden fontosságú és egységes irányítást és végrehajtást feltételező projekthez. Az e-iratok kezelése, megőrzése a jövőben is megkövetelné a levéltárak összehangolt, irányított feladatvégzését. Hatékony, központilag szervezett állami szerepvállalást igényel a levéltárügy másik akut problémája, az intézmények többségét jellemző raktárhiány. Ebben a helyzetben csak látszólag jelent megoldást az elektronikus levéltári rendszer megvalósítása, ugyanis a jogszabályok szerint a köziratok a keletkezésük után 15 évvel kerülnek levéltári átadásra, így a ma keletkező iratok döntő többsége is egyelőre papír alapon képződik. (A gyakorlatban inkább 20-25 év után történik meg a köziratok átvétele az elégtelen anyagi, személyi és raktári feltételek következtében.) Egy 2010. évi felmérés szerint a rendelkezésre álló raktárkapacitást 30%-kal haladja meg a még át nem vett iratok mennyisége, és ez a szám az idő előrehaladtával exponenciálisan nő. A helyzeten a szerveknél tárolt papíralapú maradandó értékű iratok egyébként horribilis összegbe kerülő digitalizálása sem segítene, hiszen a jelenlegi szabályok alapján, a papír alapon keletkezett dokumentumok számítanak hitelesnek és bármilyen, ezen a területen történő jogszabály módosítás nem lehet e tekintetben visszamenőleges hatályú. Feltédenül szükség van tehát a levéltárak raktárkapacitásának fejlesztésére, különben a történeti értékű és az állampolgárok jogait biztosító dokumentumok menthetedenül el fognak pusztulni. A megyei önkormányzatok, amennyiben fel is ismernék a helyzet tarthatadanságát, források hiányában nem képesek, nem tudnak megoldást találni. A raktárhelyzet megoldása csak az állam fokozott szerepvállalásával lehetséges. Végül, de nem utolsósorban, nem tekinthetünk el a közigazgatás már többször említett átalakulásától sem. Ennek a változásnak a már ma is kitapintható egyik következménye az lesz, hogy az irattermelés eddigi önkormányzati túlsúlya helyett az iratok döntő többségét állami szervek fogják keletkeztetni. A levéltárak feladatainak alanyai nagyrészt állami szervek, szervezetek lesznek, miként döntő többségében ezek iratait fogják átvenni a jövőben.