Levéltári Szemle, 60. (2010)

Levéltári Szemle, 60. (2010) 1. szám - JELENTÉSEK, BESZÁMOLÓK - Jelentés a levéltári szakfelügyelet 2009. évi működéséről és ellenőrzési tapasztalatai-ról (LAKOS JÁNOS)

jelentés a Levéltári Szakfelügyelet 2009. évi működéséről és ellenőrzési tapasztalatairól Általában egyszerűbb selejtezési munkákra került sor az elmúlt években, mélyebb szintű iratértékelést igénylő és tartalmas selejtezési terv csak ritkán fordul elő. Ilyen terv készült egyszer-egyszer a BFL-ben, a Nógrád Megyei Levéltárban és Vác Város Levéltárában. Valamelyest növekedett a selejtezési munkát végző levéltárak száma. 2004—2006 között évente 6-7, 2008-2009-ben 9—12 közlevéltár selejtezett szabályosan. A közlevéltárak alig több mint negyede tartja csupán fontosnak e meghatározó jelentőségű, a levéltári anyagot a felesleges ballaszttól megszabadító munkát. Az elmúlt években a következő területi általános levéltárakban folyt rendszeres selejtezés: BFL, Bács-Kiskun, Hajdú-Bihar, KomáromEsztergom, Szabolcs-Szatmár—Bereg és Zala megyei levéltárak, valamint Győr-Moson— Sopron Megye Soproni Levéltára. 2009-ben csatlakoztak a selejtezést végző intézmények sorába a Borsod-Abaúj-Zemplén, Csongrád és Veszprém megyei levéltárak, valamint Vác Város Levéltára. c) A levéltári anyag nyilvántartása A Szakmai rendeletben előírt belső nyilvántartások közül a fonddoss^ekat papíralapon kell felállítani. Minden fondról kell fonddossziét nyitni, és abba helyezendők el a fonddal kapcsolatos cselekményekre, intézkedésekre vonatkozó dokumentumok (hiteles raktári jegyzék, rendezési terv, selejtezési jegyzőkönyv stb.). Még ma is sok olyan közlevéltár van, ahol nem minden fondhoz áll rendelkezésre ilyen dosszié, illetve nem helyeznek el abban minden oda tartozó dokumentumot. A szakfelügyelők a következő levéltárak fonddosszié állományát minősítették megfelelőnek/elfogadhatónak: a Bács-Kiskun, Békés, Győr-Moson-Sopron (Győr és Sopron), Hajdú-Bihar, Jász-Nagykun—Szolnok, Komárom-Esztergom, Nógrád, Tolna és Vas megyei levéltárak, az ÁBTL és néhány egyetemi levéltár. A többi helyen kisebb-nagyobb hiányosságok maradtak fenn. A többi nyilvántartást (törzskönyv, gyarapodási, fogyatéki, letéti, kölcsönzési és átmeneti naplók, raktári jegyzék) az e-Archivumnak nevezett egységes program felhasználásával kell vezetni. A Szakmai rendelet előírása alapján az adatbázisok feltöltésének határideje 2005. december 31-e volt, 2006. január l-jétől pedig már elektronikusan kellett volna vezetni e nyilvántartásokat. A valóságban a program csak 2006-ban jutott el a közlevéltárakhoz. Ekkor azonban több intézményben nem álltak rendelkezésre a feltételek (a Hadtörténelmi Levéltárban még ma is ez a helyzet), és problémák is jelentkeztek a programmal kapcsolatban. A szakfelügyeleti ellenőrzés 2009-ben megállapította, hogy 2006-hoz képest számottevő előrelépés történt: a Jász-Nagykun—Szolnok Megyei Levéltárban és az ÁBTL-ben teljes a nyilvántartások adatbázisainak feltöltése és vezetése. A törzskönyvi adatbázis e két intézményen kívül további két megyei levéltárban, egy városi és két egyetemi levéltárban tekinthető teljesnek. Tény viszont, hogy 2006. január 1-je mellett a 2010. január 1 -je is túl korainak bizonyult ahhoz, hog)

7 minden levéltárban teljes legyen az e-Archivum nyilvántartási moduljainak feltöltöttsége. Úgy vélem, a döntéshozók 2002-ben (a rendelet megalkotásakor) nem vették kellően figyelembe a meglévő feltételeket, valamint a szakmai és mentalitásbeli körülményeket. A valódi szolgáltató levéltárhoz alapvetően szükség lenne a levéltári anyag teljes körű és precíz, naprakész nyilvántartására. 47