Levéltári Szemle, 60. (2010)

Levéltári Szemle, 60. (2010) 1. szám - JELENTÉSEK, BESZÁMOLÓK - Jelentés a levéltári szakfelügyelet 2009. évi működéséről és ellenőrzési tapasztalatai-ról (LAKOS JÁNOS)

jelentés a Levéltári Szakfelügyelet 2009. évi működéséről és ellenőrzési tapasztalatairól és a Pécsi Tudományegyetem Egyetemi Levéltára tekinthető olyannak, ahol az ilyen nyilvántartásokra vonatkozó követelmények nagyjából érvényesülnek. Az МТЛ "Levéltárára is ez a megállapítás érvényes. Az intézmények túlnyomó többsége használja az e-Archivum szervnyilvántartás modulját. A Szakmai rendelet 3, ill. 5 évenkénti szervellenőrzési gyakoriságot ír elő, továbbá, hogy ezt a munkát csak levéltáros és segédlevéltáros besorolású munkatárs végezheti. Utóbbi előírás eleinte nem mindenhol, 2009-ben azonban már csaknem teljeskörűen érvényesült. Az előbbi előírást viszont a közlevéltárak túlnyomó része nem teljesíti. Ennek oka főleg a személyi ellátottság elégtelensége. Emellett az is közrejátszik, hog}' e munkafajta gyakran háttérbe szorul az egyéb feladatok mellett. A következő intézményekben valósul meg legjobban a szervellenőrzés gyakoriságára vonatkozó norma: BFL, Békés Megyei Levéltár, Győr— Moson—Sopron Megye Győri Levéltára, Jász—Nagykun—Szolnok Megyei Levéltár, Komárom—Esztergom Megyei Önkormányzat Levéltára, Győr MJ Város Levéltára, Székesfehérvár MJ Város Levéltára, Miskolci Egyetem Levéltára, Pécsi Tudományegyetem Egyetemi Levéltára. A selejtezések levéltári jóváhagyásával és az iratkezelési szabályzatokká irattári tervek kel kapcsolatos munkában korábban is csak kisebb szabálytalanságok fordultak elő, amelyeket a szakfelügyelet felhívására mindenhol korrigáltak. Valamelyest javult az iratátvételi munka. E téren továbbra is a levéltárak férőhely-hiánya a legfőbb akadály, de a szervek jó része sem tesz eleget jogszabályban előírt kötelezettségeinek. A nagyobb raktárbővítést elért levéltárakban megkezdődhetett az átvételi hátralék felszámolása. A szakfelügyelet 2004-ben vizsgálta meg azt, hogy miként érvényesülnek a levéltári törvénynek a közlevéltárak illetékességi elhatárolásává, vonatkozó rendelkezései. Sok olyan esetet tártunk fel, amelyben sérül a törvény előírása. Azóta a legtöbb közlevéltár végrehajtotta (pl. ÁBTL, Pest Megyei Levéltár), vag}' legalábbis megkezdte az egyértelműen más közlevéltár illetékességébe tartozó iratanyagok átadását. Van olyan intézmény, amely helyhiány miatt tényleg nem tudja átvenni az őt megillető iratanyagot a Csongrád Megyei Levéltártól (Szegedi Tudományegyetem Levéltára), de több levéltárnál nehezen hihető a helyhiányra hivatkozás. Különleges és egyedi Somogy megye főjegyzőjének a vezető szakfelügyelővel közölt 2004. évi álláspontja, amely szerint nem egyértelmű a levéltári törvény előírása (hogy t.i. a megyei levéltár illetékességébe tartozik minden olyan levéltári anyag, amely az illető megye területén keletkezett, és nem tartozik más levéltár illetékességébe). Álláspontja szerint a mindenkori megyeterületre is vonatkozhat a rendelkezés. Úgy gondolom, egyértelmű a helyzet: a megyék jelenlegi területét kell figyelembe venni a megyei levéltárak illetékességi elhatárolásakor. 3. Levéltári feldolgozó munka a) Rendszerezés, rendezés, segédletkészítés, adatbázis-építés A Szakmai rendelet értelmében csak a területi általános levéltárak kötelesek a központilag meghatározott fondfőcsoportos rendszer szerint tagolni levéltári anyagukat, a többi levéltár saját rendszert alkothat. A települési önkormányzati levéltárak a főndfőcsoport rendszert alkalmazzák, az állami szaklevéltárak közül a Környezetvédelmi és Vízügyi Levéltár úgyszintén. Az ÁBTL-nek és a Hadtörténelmi Levéltárnak külön-külön rendszere van. Hasonló a köztestületi intézmény, az MTA Levéltára helyzete. Az egyetemi levéltárak is eg}' számukra 45