Levéltári Szemle, 59. (2009)

Levéltári Szemle, 59. (2009) 2. szám - GYŰJTŐTERÜLET - SÓBER PÉTER: Gyűjtőterületi ellenőrzések és tapasztalatai Bács-Kiskun megyében

SÓBER PÉTER GYŰJTŐTERÜLETI ELLENŐRZÉSEK ÉS TAPASZTALATAI BÁCS-KISKUN MEGYÉBEN Bevezetés Megítélésem szerint az általános levéltárak egyik legfontosabb feladata az, hogy ellenőrizzék az illetékességi körükbe tartozó szervek iratait, egyszerűbben szólva minden olyan szervet, amely köziratot hoz létre. Köziratot pedig a közfeladatot ellátó szervek termelnek, közfeladatot ellátó szerv pedig „az állami vagy helyi önkormányzati feladatot, valamint jogszabályban meghatározott egyéb közfeladatot ellátó szerv és személy". Ezzel a kör bezárult. De miért is olyan fontos a levéltáraknak az, hogy egy önkormányzat, vagy egy tartós állami vagy önkormányzati tulajdonú gazdasági társaság hogyan kezeli az iratait és az irattárait? írásomban ezt a kérdést kívánom megválaszolni, kiegészítve a Bács-Kiskun Megyei Önkormányzat Levéltárának gyűjtőterületi koncepciójával. A jogszabályi háttér Az általános levéltárak gyűjtőterületi ellenőrzését két jogszabály, az 1995. évi LXVI. törvény,

1 valamint a 10/2002. (IV. 13.) NKÖM rendelet

2 írja elő. A levéltári törvény

3 11. §-a szabályozza a köziratok kezelésének ellenőrzését. E szerint a közfeladatot ellátó szervet köteles ellenőrizni az illetékes közlevéltár a célból, hogy a nem selejtezhető köziratok, ergo a maradandó értékű iratok

4 fennmaradjanak. Azért, hogy ez a követelmény teljesüljön, a közlevéltár munkatársa az irattárba beléphet, az iratokba betekinthet, az iratkezelést is vizsgálhatja, és ha hibát vagy hiányosságot tapasztal azokat írásba is foglalja, és a fennálló problémák kiküszöbölésére határidőt állapít meg. Sőt, nemcsak hogy betekinthet az iratokba, és beléphet az irattárba, hanem ez egyenesen kötelessége is azért, hogy a nem selejtezhető köziratok fennmaradjanak. Tulajdonképpen a levéltári törvény ezzel az egyetlen paragrafussal szabályozza a levéltárak gyűjtőterületi munkáját. Csakhogy ennél azért többről van szó. A levéltári törvényben ugyanis van egy nagyon fontos kitétel, miszerint „a közfeladatot ellátó szerv köteles [...] az ügyviteli segédleteket levéltári célra is használható módon vezetni. Természetesen ez nemcsak a segédletekre, vagyis az iktató-és mutatókönyvekre vonatkozik, hiszen a hatályos kormányrendelet szabályozza a közfeladatot ellátó szervek iratkezelését, a kiadmányozást, a selejtezést, az iratok levéltári átadását stb. — véleményem szerint meglehetősen elnagyoltan.

6 Mi következik a fentiekből? Az, hogy a jogszabályi háttér adott ahhoz, hogy a közfeladatot ellátó szervek iratkezelése a levéltárak számára is megfelelő 1 A köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről. Kihirdetve 1995. VI. 30. (levéltári törvény). 2 A közlevéltárak és a nyilvános magánlevéltárak tevékenységével összefüggő szakmai követelményekről (rendelet). 3 1995. évi LXVI. törvény 4 A maradandó értéket a levéltári törvény 3.§ j. pontja definiálja. 5 1995. LXVI. törvény 9.§ (1) b pont. 6 335/2005. (XII. 29.) Kormányrendelet a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről. Levéltári Szemle, 59. (2009) 1. sz. 20-17.