Levéltári Szemle, 59. (2009)

Levéltári Szemle, 59. (2009) 2. szám - GYŰJTŐTERÜLET - MlKÓ ZSUZSANNA: Gyűjtőterületi munka a Magyar Országos Levéltárban

MIKÓ ZSUZSANNA GYŰJTŐTERÜLETI MUNKA A MAGYAR ORSZÁGOS LEVÉLTÁRBAN A Magyar Országos Levéltár vezetése 2004-ben döntött úgy, hog)

7 önálló szervezeti egységként felállítja a kormányzati gyűjtőterületi osztályt. így a kormányzati szervekkel kapcsolatos gyűjtőterületi munka elkülönült az iratőrző osztályok referenseinek munkájától. Az önállósodást az indokolta, hogy a közigazgatás struktúrájának átalakulása, az egyre gyakoribb megkeresések egyre nagyobb munka terhet jelentettek a munkatársaknak. Emellett a gyűjtőterületi munka egyre specifikusabb szaktudást igényelt. Egyre nagyobb hangsűlyt kapott a közigazgatási jogi ismeret és az elektronikus iratkezeléshez kapcsolódó informatikai ismeret. A személyi állomány kialakítása nagy kihívást jelentett az induláskor. Az osztály felállításakor kezdődött el és ma is folytatjuk azt a gyakorlatot, hogy előnyben részesítjük az államigazgatási, illetve jogi karon végzett munkatársak felvételét. A feladatot nehezíti azonban, és több esetben is volt rá példa, hogy munkatársaink a közigazgatásból kaptak állásajánlatot. A közigazgatási jogi ismeretek szükségességét az is indokolja, hog)

7 a Gyűj tő területi Főosztályon a munkatársak munkaidejének jelentős részét a hivatali ügyintézés foglalja le, azonban nagyon fontosnak tartjuk, hogy a kollégák önálló tudományos munkát is végezzenek. Véleményem szerint ugyanis a maradandó értékű iratok kérdésében csak az tud felelős döntést hozni, akinek van saját kutatási tapasztalata. Az iratőrző osztályoktól elkülönült munkaszervezet pedig természetesen nem jelenthet teljes izolációt, hiszen nemcsak az újonnan belépő gyakornokok, hanem a régebben nálunk dolgozó kollégák is folyamatos kapcsolatot tartanak az iratőrző osztályok referenseivel. Többször sor került közös iratrendezési munkákra is, így a legutóbbi példa erre a Magyar Televízió iratanyaga levéltári rendjének kialakítása volt, amelyben a gyűjtőterületi és az iratőrző osztály munkatársai közösen vettek részt. Az iratátvételek tekintetében az osztály felállításakor a legfőbb elvárás az volt, hog)

7 történjen meg az 1990 előtt keletkezett iratok átvétele és ezzel záródjon le a pártállami időszakban keletkezett maradandó értékű iratok együttese. A legnagyobb kihívást az jelentette, hogy az iratok rendezetten, selejtezetten, jegyzékekkel ellátva megfelelő tárolóeszközökben kerülhessen levéltárunk őrizetébe. A minisztériumok tekintetében ez a célkitűzés 2009-re tulajdonképpen megvalósult, a legnagyobb hiányt a Pénzügyminisztérium őrizetében lévő Pénzintézeti Központ és az Igazságügyi és Rendészeti Minisztérium őrizetében lévő volt Belügyminisztérium és Igazságügy-minisztérium 1990 előtti iratai jelentik. A belügyi iratok átvétele éves ütemterv szerint 2004 óta folyamatosan zajlik és 2010-re lezárul. A Pénzügyminisztérium iratainak értékelése és átvétele pedig terveink szerint idén megtörténik. A jövőben a legnagyobb feladatot az 1990 után keletkezett iratok átvétele jelenti. Az 1990 utáni közigazgatás átalakulása, a feladat- és hatáskörök gyakori változása miatt nagy kihívást jelent a jogelődök és jogutódok feltérképezése, illetve az iratok őrzési helyének fellelése is. A másik nag)

7 problémát a megnövekedett iratmennyiség jelenti. A korabeli irattári tervek alapján egy-egy minisztérium eg)

7 évben keletkezett maradandó értékű iratainak mennyisége kb. 50-100 ifm. Ekkora iratmennyiség átvétele pár éven belül megtöltené a szabad raktárkapacitásainkat, így még nagyobb szerepet kap az iratértékelés. A maradandó értékű iratok átvételénél a levéltári szempontok érvényesítését megnehezíti, hog)

7 a minisztériumok esetében egyre elterjedtebbé vált, hog

у piaci vállalkozásokat vonnak be az iratkezelésbe. Ennek egyik fő területe a levéltári átadásra előkészítés. Ennek nyomán a szervvel történő kommunikáció bonyolultabbá válik, hiszen a levéltár továbbra is Levéltári Szemle, 59. (2009) 1. sz. 15-17.