Levéltári Szemle, 57. (2007)

Levéltári Szemle, 57. (2007) 2. szám - E-ARCHÍVUM, E-LEVÉLTÁR, E-IRATTÁR - Haraszti Viktor: A Domea©-koncepció és hatása az elektronikus iratkezelésre Németországban / 36–46. o.

Kompetens, együttműködő partnerként kell megjelenni az elektronikus iratkezelés területén. A levéltáraknak az elektronikus iratok iránti bizalmatlansága nem szabad, hogy fékezze az információ- és kommunikációtechnológiák közigazgatásban történő térnyerését, egy ilyen tevékenység lehetetlenné teszi az együttműködést. Sokkal jobb stratégia a folyamatokat úgy befolyásolni, hogy használható levéltári-levéltárosi tapasztalatokkal, ötletekkel már a rendszerek beszerzésekor a jövőbeni felhasználók segítségére legyen a levéltár. Mindehhez elengedhetetlen egy alapos, naprakészen tartott levéltári-levéltárosi szaktudás, ismeretanyag az adatbázis szerkezetekről, formátumokról, szabványokról, különféle elektronikus iratkezelő rendszerekről és az adatmigrációk lehetőségeiről. A Német Szövetségi Köztársaságban nincs egyetlen meghatározott útja az elektronikus iratok (adatok) tárolásának, a levéltári jogszabályokban meghatározott illetékesség alapján az illetékes levéltárak és fenntartóik együttműködéséből többféle megoldási lehetőség bontakozik ki. Az Alsó-Szászországban alkalmazott modell a tartomány 7 állami levéltára részére egy közös szolgáltató központban találta meg a megoldást.

25 Alsó-Szászország Belügy- és Sportminisztériuma alárendelt szerveként működik a tartomány részére informatikai szolgáltatást nyújtó Alsó-Szászországi Informatikai Központ, nem kevesebb, mint 365 munkatárssal. A központ feladata a tartomány sokrétű informatikai feladatainak, szükségleteinek biztosítása, beleértve az e-közigazgatás területét is.

26 A hosszú távú, hiteles elektronikus aláírás feltételeit kidolgozó, jelen cikkben terjedelmi korlátok miatt nem említet „ArchiSig"

27 projektre és a DOMEA-koncepcióxa támaszkodva dolgozták ki — az Alsószászországi Levéltári Igazgatósággal együtt — az elektronikus iratok hosszú távú archiválására vonatkozó elképzelésüket. Az elkészült megoldási modell sajátossága, hogy elektronikus aláírással ellátott iratok esetében levéltárba kerülésükkor az érvényességi lánc vizsgálata után az elektronikus aláírást az elektronikus iratról eltávolítják és az elektronikus aláírás (érvényességi lánc) minden adatát metaadattá alakítva rendelik az elektronikus irathoz. Mindaddig azonban, míg az irat ügyviteli értéke fennáll, az elektronikus aláírás folyamatosan (a jogszabály által elírt időhatárokat figyelembe véve) megújításra kerül. A tartomány minden közigazgatási szerve számára ezen szolgáltatást az Informatikai Központ nyújtja. A levéltárak részére a jogszabályok a hagyományos, papíralapú és elektronikus iratok átvételi kötelezettségét egyaránt előírják. Az alsószászországi levéltári törvény már 7995-ben kimondta, hogy mindazon szerveknek, melyek maradandó értékű, később levéltárba adandó elektronikus adatokat keletkeztetnek, minden alkalmazott szoftver esetében a levéltárba adást elősegítő, az illetékes levéltár által meghatározott modult kell alkalmazniuk.

28 Ez évben szabályozták az elektronikus iratok levéltári átvételének mikéntjét is.

29 Az elektronikus iratok (adatok) tárolását, őrzését a levéltárakkal együttműködve, de — hatékonysági és gazdaságossági okokból — a közigazgatáson belül, az említett Informatikai Központ (pontosabban akko2Í GUDRUN FIEDLER: Archivierung von Unterlagen aus digitalen Systemen am Beispiel des Landes Niedersachsen. 26 Bővebben ld.: http://www.izn.niedersachsen.de 27 A projekt honlapja: http://www.archisig.de 28 Die Verwaltungsvorschriften zum Niedersachsischen Archivgesetz (RdErl.d.StK v. 10.01.1995 (Nds. MB1. 7/1995 S. 167) 29 Übemahme von Schriftgut der niedersachsischen Landcsverwaltung, (RdErl. d.StK v. 18.12.1995, Nds. MB1. 10/1996 S. 292) 43