Levéltári Szemle, 57. (2007)

Levéltári Szemle, 57. (2007) 2. szám - E-ARCHÍVUM, E-LEVÉLTÁR, E-IRATTÁR - Káli Csaba: E-archivum a gyakorlatban: felhasználói tapasztalatok és lehetőségek / 3–13. o.

E-ARCHIVUM, E-LEVELTAR, E-IRATTAR KÁLI CSABA E-ARCHIVUM A GYAKORLATBAN — FELHASZNÁLÓI TAPASZTALATOK ÉS LEHETŐSÉGEK Akár tételmondatként is megfogalmazhatjuk, miszerint egy magát korszerűnek valló, vagy vallani akaró magyarországi levéltár nem engedheti meg magának azt a luxust, hogy az iratanyagát, az illetékességébe tartozó iratképző szerveit, gyarapodását, fogyatkozását stb. ne számítógépen, és ezek meghatározott elemeit — az interneten keresztül — ne mindenki számára hozzáférhetően tartsa nyilván. E megállapítás gyakorlati leképeződésének, ha már korszerűségről beszélünk, 10-15 évvel ezelőtt evidenciának kellett volna lenni, nemhogy a 21. század elején! Az 1995-ben elfogadott levéltári törvény (1995: LXVI. tv.) „végrehajtási utasítása", különböző okok miatt sajnos jelentős csúszást szenvedett. Az ezredfordulón megjelent első szövegváltozatokat figyelve mindenki örömmel konstatálhatta, hogy ebben taxatíve és félreértetetlenül benne foglaltatik a különböző nyilvántartások elektronikus adatbázisban való tárolásának igénye, sőt kötelezettsége. A szinte valamennyi szakmai fórumot megjárt rendelettervezet a viták és egyeztetések után 2002 tavaszán öltött hivatalos formát a közlevéltárak és a nyilvános magánlevéltárak tevékenységével összefüggő szakmai követelményekről szóló 10/2002. (IV. 13.) NKÖM rendeletként (továbbiakban: R.). A R. záró passzusai (VII. fejezet, 60. §) szólnak az egységes számítógépes program megalkotásának kötelezettségéről, elkészítésének és használata bevezetésének határnapjairól. Csak apró kitérőként jegyezzük meg, miszerint ha figyelmesen elolvassuk a R. ezen szakaszát, akkor észrevehetjük, hogy az első bekezdésben szerepel a R. 6. §-ában részletezett szervnyilvántartás számítógépes programban való vezetésének kötelezettsége, viszont a negyedik bekezdésben valamilyen oknál fogva már kimaradt a felhasználó levéltárak ilyen irányú feladata a szervnyilvántartással kapcsolatos programrészre vonatkozóan. A citált záró rendelkezések ugyancsak figyelmes elolvasása egyúttal megcáfolja a szakmai berkekben kezdetben általánosan elterjedt álláspontot, miszerint a raktári jegyzékeket (R. 40. §) visszamenőlegesen is rögzíteni kell a R. által adott két éves adatfeltöltési ciklusban. Erről szó sincs, a R. mindössze azt követelte meg, hogy a 2006. január 1től keletkező jegyzékeket már a programban kell vezetni. Ezen a ponton elérkeztünk a program csúszásának egy újabb összetevőjéhez. A R. 2003. december 31-i határidőt írt elő a program alapelveinek meghatározására, az elkészíttetésre, a tesztelésre, a felhasználáshoz szükséges ismeretek oktatására, valamint a kész programnak a felhasználókhoz való eljuttatására. Egyúttal — mint arra fentebb céloztunk — két éves moratóriumot biztosított a R. az adatbázisok adatokkal való feltöltéséhez, minek utána 2006. január /-tői már csak elektronikusan lehetett volna vezetni a levéltári nyilvántartások meghatározott csoportját. Mindenki előtt ismert, hogy ez nem így történt, az talán kevésbé, hogy miért, de ezen okok feltárása és ismertetése nem tárgya jelen cikknek.

1 Adalékokat szolgáltat ehhez: MIKÓ ZSUZSANNA: E-Archivum - az egységes levéltári nyilvántartási rendszer kialakításának szakmai dilemmái. Levéltári Szemle, 55. (2005) 4. sz. 20.