Levéltári Szemle, 54. (2004)

Levéltári Szemle, 54. (2004) 1. szám - JELENTÉSEK, BESZÁMOLÓK - Lakos János: Jelentés a levéltári szakfelügyelet 2003. évi működéséről és ellenőrzési tapasztalatairól / 68–80. o.

lag az állami tulajdonú részesedéssel működő társaságokról beszél, a helyi önkormányzati tulajdonú részesedéssel működőkről nem tesz említést. Erre hivatkozva az ilyen cégek gyakran elzárkóznak a levéltár kapcsolat-felvételi szándéka elöl, pedig a törvénynek értelemszerűen rájuk is vonatkoznia kellene. A szervnyilvántartás bizonyos fokú elhanyagoltságának fő oka abban keresendő, hogy a levéltárak — joggal — várták a nyilvántartó program elkészültét és rendelkezésükre bocsátását, és főleg ennek előkészítésére koncentráltak. Ezért a szervjegyzék naprakésszé tételére, valamint a szervdossziék komplettirozására, hiányaik pótlására helyezték a nyilvántartó munka súlypontját. Véleményem szerint ez elfogadható eljárás volt. A szervdossziék a legtöbb intézményben lényegében — kisebb-nagyobb hiányosságokkal — rendben lévőnek tekinthetők, vagy legalábbis jó ütemben halad rendbetételük. A vizsgált 2002. május 1. utáni időszakban — néhány intézmény kivételével — meglehetősen kevés egyedi iratkezelési szabályzat érkezett be véleményezésre. Valamennyi intézményben szakszerű, korrekt ügyintézést tapasztaltak a szakfelügyelők, általános levéltáraink tehát jó színvonalon érvényesítik/próbálják érvényesíteni az Ltv. és a Rendelet iratkezelési szabályzatok készítésére vonatkozó rendelkezéseit. Több megyében előfordul, hogy helyi önkormányzatok nem hajlandók külön szabályzatot készíteni a mintaszabályzat alapján, hanem ezt alkalmazzák. A közlevéltárak iratkezelés-ellenőrzési munkájában a Rendelet két vonatkozásban állapított meg normaszerü követelményt: 1. az iratkezelés ellenőrzésére országos és megyei szintű államigazgatási, bírósági, ügyészségi és rendvédelmi szervek, továbbá a megyei és városi képviselő-testületek hivatala esetében lehetőleg háromévenként, a többi — maradandó értékű iratokat létrehozó — szerv esetében ötévenként legalább egyszer kerüljön sor; 2. az ellenőrzést országos vagy megyei szintű szervnél csak főlevéltáros vagy levéltáros végezheti, más szervnél rajtuk kívül segédlevéltáros is. Alig van levéltár, amely jelenleg maradéktalanul teljesítené az 1. alatti norma szerint szükséges ellenőrzési gyakoriságot. Ennek fő oka a személyzeti létszám elégtelensége: a szakfelügyelők minősítése szerint csak a BFL, Györ-Moson-Sopron Megye Győri Levéltára, továbbá Heves, Jász-Nagykun-Szolnok, Pest és Tolna megyék levéltárai rendelkeznek annyi munkatárssal, hogy — feszített munkával — megoldhatják e feladat végrehajtását. Néhány intézményben a múlt év során még előfordult, hogy a jogszabályi tilalom ellenére levéltári kezelő besorolású munkatársak is végeztek szervellenőrzést. Szinte valamennyi levéltárban javításra szorul a szervlátogatások dokumentálása, sok helyen emellett az ún. komplex ellenőrzések szerepét is növelni szükséges. Az iratselejtezések ellenőrzése terén lényegében jogszabály- és szakszerű az általános levéltárak munkája, néhány helyen azonban még nem a Rendeletben előírt jegyzőkönyv záradékolási formulákat alkalmazzák. Előfordult az is, hogy a selejtezési jegyzőkönyvek adattartalma hiányos. 2. Megyei jogú városi levéltárak Mindhárom városi levéltár (Győr, Székesfehérvár, Tatabánya) megkezdte a Rendelet előírásainak végrehajtását iratkezelés-felügyeleti munkájában. A vizsgálat időpontjáig 71