Levéltári Szemle, 52. (2002)

Levéltári Szemle, 52. (2002) 3. szám - Latorczai Csaba: Iratkezelési gyakorlat a katolikus egyházban / 19–23. o.

melyet az eljárás jegyzője nem írt alá, semmisnek tekintendők.

15 Ezért a feljebbviteli bíróságok az iratoknak csak a megelőző eljárás jegyzője által hitelesített példányát fogadhatja el. Amennyiben a felsőbb bíróság hivatalos nyelve más, mint az alsóbb szintű bíróság által készített iratok, lefordítva kell felterjeszteni az ügy összes iratát.

16 Egy esetleges büntetőeljárás azon iratait — abban az esetben is, ha eljárás végül nem indult —, amelyre már nincs szükség, az egyházmegye titkos levéltárában kell elhelyezni.

17 A plébániai iratkezelésre vonatkozóan nem találunk ilyen részletes szabályokat, a CIC csak általánosan szabályozza az iratkezelést, az anyakönyvek, plébániai levelek, fontosabb okiratok és a plébániai pecsét megőrzését.

18 Az Egyházi Törvénykönyv az alábbi iratkezelést végző személyeket nevesíti: Az egyházmegyei hivatalban az irodaigazgató és a helyettese. Ők az egyházmegyei hivatal jegyzői is, ám lehet más jegyzőket is kinevezni. Az irodaigazgató és a jegyző csak jó hírnevű, feddhetetlen életű személy lehet. Feladatuk: iratokat és okmányokat készíteni, bizonyos történéseket írásba foglalni, az iratkezelésről gondoskodni, koordinálni azt.

19 1437. kán. 1. §. Minden eljárásban szerepeljen jegyző, és legyenek semmisek azok az iratok, amelyeket a jegyző nem írt alá. 2. §. A jegyző által készített iratok közhitelüek. 16 1474. kán. 1. íj. Fellebbezés esetén az iratoknak egy, a jegyző által hitelesített példányát fel kell küldeni a felsőbb bírósághoz. 2. §. Ha az iratok a felsőbb bíróság számára ismeretlen nyelven keletkeztek, le kell fordítani őket egy a felsőbb bíróság számára ismert másik nyelvre, megfelelő óvintézkedések alkalmazásával, hogy a fordítás hűsége biztos legyen. 17 1719. kán. A vizsgálat iratait, az ordináriusnak a vizsgálatot megindító és záró határozatát és minden egyebet, ami a vizsgálatot megelőzte, ha nem szükségesek a büntetőeljáráshoz, az egyházmegyei hivatal titkos levéltárában kell őrizni. 8 535. kán. 1. §. Minden plébánián legyenek plébániai anyakönyvek, vagyis kereszteltek, házasságok, halottak anyakönyve és más anyakönyvek a püspöki konferencia vagy a megyéspüspök előírása szerint; a plébános gondoskodjék arról, hogy ezeket a könyveket pontosan vezessék és gondosan őrizzék. 2. §. A kereszteltek anyakönyvébe jegyezzék be a bérmálást is, valamint mindazt, ami a krisztushívők kánoni állapotára vonatkozik a házasság szempontjából, az 1133. kán. tiszteletben tartásával (1133. kán. A titokban kötött házasságot csak egy külön anyakönyvbe kell bejegyezni, amelyet az egyházmegyei hivatal titkos levéltárában kell őrizni.), örökbefogadás szempontjából, valamint a szent rendek felvétele, a szerzetes intézményben való örök fogadalomtétel, továbbá a rítusváltozás tekintetében; ezeket a megjegyzéseket mindig rá kell vezetni a keresztlevélre is. 3. §. Minden plébániának legyen saját pecsétje; azokat az igazolásokat, melyeket a krisztushívők kánoni állapotáról adnak, valamint mindazokat az iratokat, amelyeknek jogi jelentősége lehet, írja alá a plébános vagy megbízottja, és pecsételjék le őket a plébánia pecsétjével. 4. íj. Minden plébánián legyen levéltár, ebben őrizzék a plébániai anyakönyveket, a püspökök leveleit és azokat az egyéb okmányokat, melyeket szükségességük vagy hasznosságuk miatt meg kell őrizni. Mindezt a megyéspüspök vagy megbízottja a látogatás alkalmával vagy más megfelelő időben meg kell, hogy tekintse; ügyeljen a plébános, nehogy ez az anyag kívülállók kezébe kerüljön. 5. 4;. A régebbi plébániai anyakönyveket is gondosan őrizni kell a részleges jog előírásai szerint. 19 482. kán. 1. íj. Minden egyházmegyei hivatalban legyen irodaigazgató, akinek legfőbb feladata, hacsak a részleges jog másként nem rendelkezik, gondoskodni a hivatal iratainak megszerkesztéséről, kiküldéséről, valamint a hivatal levéltárában való megőrzéséről. 2. §. Ha szükségesnek látszik, az irodaigazgató kaphat segítőtársat is. Ennek neve irodaigazgató-helyettes. 3. §. Az irodaigazgató és az irodaigazgató-helyettes egyben a hivatal jegyzői és titkárai is. 483. kán. 1. §. Az irodaigazgatón kívül ki lehet nevezni más jegyzőket is, vagyis olyan személyeket, akiknek írása vagy aláírása hitelesnek minősül, mégpedig akár minden fajta iratra, akár csak a bírósági iratokra, akár csupán egy bizonyos per vagy ügy irataira. 2. §. Az irodaigazgató és jegyzők jóhírüek és minden gyanún felül állók kell, hogy legyenek; olyan ügyekben, ahol egy pap hírneve csorbát szenvedhet, a jegyzőnek papnak kell lennie. 484. kán. A jegyzők feladata: iratokat és okmányokat készíteni a határozatokról és intézkedésekről, kötelezettségekről és egyéb olyan dolgokról, melyekhez közreműködésük szükséges; híven írásba foglalni bizonyos dolgok megtörténtét, s az így készült iratokat a hely, a nap, a hónap és az év feltüntetésével aláírni; a jegyzékben szereplő iratokat vagy 22