Levéltári Szemle, 51. (2001)

Levéltári Szemle, 51. (2001) 1. szám - KILÁTÓ - Kőrösmezei András–Németh István–Tuza Csilla: Az informatika alkalmazása a németországi levéltárakban: Egy tanulmányút szakmai tanulságai / 55–59. o.

1. Koblenz Az itt alkalmazott keresömaszkot alapvetően az újabb, a Zwischenarchivokból átvett iratok feldolgozására alkalmazzák, így jelzetrendszerük alapvetően egységes. Ez a Bundesarchivval szemben elvárt teljesítménnyel függ össze, hiszen a még most is működő minisztériumok, központi szervek minél hatékonyabb együttműködést kívánnak meg a levéltártól. (Helyi, tehát tartományi szinten ez igaz az egyes tartományok levéltáraira is.) Az adatbázis mezői lényegében minden tényezőt igyekeznek figyelembe venni, amit az iratoknál hasznosítani kell. Ezek a következők: jelzet, irattermelő szerv megnevezése, az irat rövid meghatározása, lajstrombejegyzés, az irat keletkezésének dátuma, a publikálhatóság éve, az irat titkosításának jellemzői, raktári helye. A Bundesarchiv kutatószolgálata csatlakozik az intézményben kiépített számítógépes rendszerhez. A kutatótermi és raktári rendszer mindezek mellett működik. A kutató számítógépen adja le a kéréseit, amelyet a kutatóteremben tartózkodó egyetlen ember ellenőriz (a Bundesarchiv napi kutatómennyisége kb. 20 fő). A leadott kérést az itt használatos adatbázis rögzíti, majd a raktárakban kiépített rendszeren keresztül a raktárban található nyomtató kinyomtatja az őrjegyet, amelyet a kezelő a kikért levéltári anyag helyére helyez. A kikért iratanyag átvételét és későbbi reponálását szintúgy az adatbázis segítségével adminisztrálják. Miután a német állam jelenlegi kettős központúsága {Bonn, Berlin) miatt a központi hivatalok hatékony, gyors és zavartalan működésekor elengedhetetlenné vált a minél gyorsabb információáramlás, részben a Bundesarchiv informatikai szakembereinek részvételével olyan elektronikus rendszert dolgoztak ki, amely a hivatalos aktaforgalmat átláthatóbbá és gyorsabbá teszi. A LIMA, illetve a DOMEA elnevezésű szoftverek alkalmazásával az addigi papíron történő ügyintézés tisztán elektronikussá változott. A beérkező információkat (e-mail, fax) elektronikus úton, a hagyományos formában (levél) érkező ügyiratokat pedig digitalizált formában továbbítják. A beérkező alapügyirathoz kapcsolódó adatbázis rögzíti az ügyirat útját, és az egyes előadók által történő munkát. Mindkét rendszer esetében pontosan kimutatható, hogy melyik ügyirat mikor érkezett meg az egyes előadókhoz, azok milyen munkafolyamatokat (javaslat, pro domo, elintézés-tervezet stb.) végeztek, és az elintézett aktát mikor továbbították. 2. Wiesbaden A wiesbadeni levéltárban saját programot dolgoztak ki, amelyet igyekeznek minden egyes referens számára biztosítani és kötelezővé tenni. Az adatbázis azonban alapvetően egy irattípus feldolgozására készült. A rendszerbe nem illeszkedő irattípusokat oly módon próbálja beilleszteni ebbe az adatbázisba, hogy a jelzetüket átformálva, új jelzetet kapnak. Megfigyeléseink szerint a probléma ilyen megoldása az olyan gyűjteményes fondoknál vagy állagoknál, amelyek elsősorban a gyűjteményeket (pl. P, R szekció, a Magyar Kamara Archívumának nagy része) tartalmazzák, olyan problémákat okoznak, amelyek a kutatást csak nehezítik. 5K