Levéltári Szemle, 51. (2001)
Levéltári Szemle, 51. (2001) 3. szám - KILÁTÓ - Kőrösmezei András–Németh István: Beszámoló a 2001. május 7. és 11. között a berni Schweizerisches Bundesarchivban töltött tanulmányútról / 48–53. o.
BESZÁMOLÓ A 2001. MÁJUS 7. ÉS 11. KÖZÖTT A BERNI SCHWEIZERISCHES BUNDESARCHIVBAN TÖLTÖTT TANULMÁNYÚTRÓL Ez év május elején szakmai látogatást tettünk Bernben, ahol a Sckweizerisches Bundesarchiv munkatársai fogadtak minket, és igen igényes, elsősorban a levéltári informatikával kapcsolatos programot állítottak össze számunkra. Az ott eltöltött egy hét alatt a levéltárban alkalmazott keresőrendszerekkel, a svájci levéltár informatikai politikájával, és mindenekelőtt az elektronikus iratok archiválásával ismerkedhettünk meg. Általános tapasztalataink szerint a svájci levéltárakban az informatika alkalmazása mintegy 15-20 éve kezdődött el olyan mértékben, hogy az addig könyv alakban megjelent segédleteiket immáron adatbázisban, az informatika széles körű alkalmazásával rögzítették és tették lehetővé az abban való keresést. Berni kollégáink pontosan felismerték, hogy azt a hatalmas adatmennyiséget, amelyet a levéltárak őriznek, a ma használatos informatikai rendszerek használatával jóval hatékonyabban lehet feltárni, az államigazgatási szervek, valamint a nagyközönség előtt nyitottá, használhatóvá tenni. Az azóta eltelt időszakban éppen ezért a levéltár informatikai állománya állandó fejlesztéseken ment keresztül, a keresőrendszerek időnkénti megújulása rendszeressé vált. Nagy hangsúlyt kaptak azok a területek, amelyek az elmúlt évek során kiemelkedően fejlődtek, vagyis a levéltár interneten történő bemutatása, az adatállomány hálózaton keresztül történő használata. Mindezek mellett számukra is elsődleges feladat volt az adatbázis adatokkal történő feltöltése, a levéltári anyag informatikai feldolgozottságának teljessé tétele. E munka eredménye, hogy jelen pillanatban a Svájci Szövetségi Levéltár iratanyaga (a kútfő — tétel — szám rendszert alapul véve) tételszinten feldolgozottnak tekinthető. A német levéltárakban megismertek szerint itt is elfogadottnak tekinthetjük, hogy a szoftver fejlesztését a levéltár megrendelése alapján külső cégek végzik, annak ellenére, hogy Koblenzhez hasonlóan a svájci Bundesarchivban is dolgoznak e célra képzett EDV szakemberek. A levéltári anyagok regisztrálása, és a keresőrendszerek A levéltár „elektronikus korszakának" kezdetén létrehozták az ún. EDIBAR (Elektronische Datenverarbeitung im Bundesarchiv) elnevezésű adatbázis rendszert, amely elsősorban a levéltári anyagban való keresést könnyítette meg. Az EDIBAR (hasonlóan a Nyugat-Európában elfogadott rendszerekhez) alkalmazkodott a levéltári anyag vertikális és horizontális felépítéséhez, az egyes (a Magyarországon használt rendszer szerint fondfőcsoportok, fondok, állagok stb.) őrzési szintekhez. Miután a Bundesarchiv elsősorban modernkori iratokat őriz, a rendszerben az egyes irategységek kutathatósági jellemzői, a kutathatóság időhatárai pontosan elhatárolódnak egymástól. A levéltári anyag kompetenciájával összefüggő adatok jól elkülöníthetők, így az egyes levéltári egységek alá-, illetve fölérendeltsége, az egyes szervek kompetenciája jól kimutatható. Ez a rendszer természetesen igazodik a levéltár által korábban jóváhagyott irattári rendhez — amelyet Svájcban következetesen alkalmaznak — vagyis a proveniencia elve alapján az egyes szervek alá- és fölérendeltsége is jól megmutatkozik. 48
