Levéltári Szemle, 50. (2000)
Levéltári Szemle, 50. (2000) 1. szám - JELENTÉSEK, BESZÁMOLÓK - Lakos János: Jelentés a levéltári szakfelügyelet 1999. évi működéséről és ellenőrzési tapasztalatairól / 55–67. o.
folyamán létesült két szaklevéltárban (Veszprémi Egyetem Levéltára, Juhász Gyula Tanárképző Főiskola Levéltára). A Az iratképző szervek iratkezelésnek levéltári felügyelete A szakfelügyelői jelentések alapján megállapítható, hogy a közlevéltárak eredeti alakjukban ma már csak elvétve vezetik a 130/1971. (M.K. 10.) MM utasítással kiadott — formailag e vonatkozásban még ma is hatályban lévő — Levéltárak Ügyviteli Szabályzata (LÜSZ) által előírt ún. gyűjtőterületi nyilvántartásokat (szervnyilvántartási lapok, külső fonddossziék). Ez önmagában nem jelentene problémát, hiszen az eltelt három évtized alatt az élet megkövetelte a változtatásokat. A baj ott kezdődik, ha a közlevéltár nem fordít kellő figyelmet az illetékességi és gyűjtőkörébe tartozó szervek megfelelő számontartására, valamint az iratkezelés és -selejtezés levéltári ellenőrzése dokumentumainak gyors visszakeresését lehetővé tevő adattár (szervdossziék) kialakítására és folyamatos karbantartására. Sajnos az intézmények tekintélyes részénél ez az állapot lett a jellemző az utóbbi években: számos közlevéltárnál — finoman fogalmazva — nem naprakész sem a szervjegyzék, sem a szervdosszié. Biztató jel, hogy — a kampánymunkák (pl. kárpótlási adatszolgáltatás) lezárultával — a legtöbb helyen megkezdték a gyűjtőterületi nyilvántartások revízióját, pótlását, és ebben a munkában már a számítógépes nyilvántartásban rejlő lehetőségeket is egyre jobban kihasználják. Néhány intézményt kivéve, a '90-es években — egyes megyei levéltáraknál drasztikus mértékben — háttérbe szorult az iratkezelés rendszeres ellenőrzése, aminek oka nem minden esetben a levéltárra hárult rendkívüli teendőkben gyökerezik. További negatív jelenség az ellenőrzések dokumentáltságának gyakran tapasztalható csökkenése. A gyűjtőterületi munka súlypontja az elmúlt években az irattári selejtezések ellenőrzésére tolódott át. Ez nagymértékben a csődtörvény előírásaiban leli magyarázatát: a cégek tömeges felszámolása és végelszámolása jelentősen megnövelte az iratselejtezések mennyiségét. Részben erre vezethető vissza a levéltárak általános iratkezelés-ellenőrzési tevékenységének visszaszorulása. A szakfelügyelői jelentések szinte kivétel nélkül megfelelőnek minősítik a közlevéltárak selejtezés ellenőrzési, jóváhagyási munkáját. A nemzetközi tapasztalatok egyértelműen azt mutatják, hogy a levéltári tevékenységen belül növekszik az iratképző szervekkel való kapcsolattartás jelentősége, ami abban is megnyilvánul, hogy túlnyomórészt tudományosan képzett levéltárosok végzik ezt a munkát. Nálunk ellenkező tendencia érvényesül: az intézmények jelentős hányadában középfokú szakmai képesítéssel rendelkező, jobb esetben frissen segédlevéltárosi képzésben részesült munkatársak látják el a gyűjtőterületi feladatok dandárját, de akad olyan intézmény is, ahol egyetlen érettségizett kolléga végzi ezeket a teendőket. Közlevéltáraink egy része tehát nem kezeli fontosságának megfelelően az iratképző szervekkel összefüggő munkákat. A levéltári anyag megelőző védelme feltétlenül szükségessé teszi ennek a szemléletnek a megváltoztatását. Több intézménynél a feltételrendszer hiányosságai is gátolják az elfogadható teljesítmény elérését. Csak példaként említem meg a létszámproblémákat (különösen Tatabánya Város Levéltáránál és több egyetemi levéltárnál), a vidéki kiszállásokhoz szükséges pénzfedezet vagy a 56
