Levéltári Szemle, 50. (2000)

Levéltári Szemle, 50. (2000) 4. szám - VITA - Körmendy Lajos: A levéltári leírás szabványosítása: nemzeti és regionális hagyományok / 41–51. o.

• a fond iratai folyamatban képződnek, azaz időfolyamban; a folyamat alatt pedig az iratképzö és a környezete változik, amit az iratok tükröznek. Mind a komplexitás, mind a folyamat csak kapcsolatokkal és kontextussal képezhető és írható le. Ha jobban megnézzük, mindez implicite benne van a fondmeghatározásban: „...rendeltetésszerű működése során létrejött iratok együttese...". A legtöbb, amit a levéltáros tehet az az, hogy respektálja és felhasználja a kapcsolatokat valamint a kontextust amikor levéltári anyagot rendez vagy leír fondon belül. Láttuk, hogy kapcsolatok vannak a makrostruktúrában is, és bár szerepük kisebb jelentőségű, mint a mikrostruktúrában, mégsem negligálhatok, különösen nem a szervesen létrejött fondcsoportok (levéltárak) esetében. A rendszernek erre a felső részére azonban nem a „szerves" kapcsolatok a jellemzők, egyébként is a makrostruktúra léte elsősorban rendszerelméletből ered: hogy a káoszba rendet vigyen, a levéltáros az irategyütteseket csoportokra osztja, azokat pedig alá- fölé és mellérendeltségű viszonyokba sorolja. Mivel az iratcsoportosítás többnyire mesterséges jellegű, ezért komplexitás vagy folyamat csak ritkán mutatható ki — ellentétben a mikrostruktúrával. A levéltárakban alkalmazott kutatási módszerek alkalmazkodtak a fent leírt rendszerhez. A kutatók a keresett információt rendszerint kontextuson keresztül közelítik meg („Mely szervezet volt illetékes ilyen ügyekben?"), lépésről-lépésre, követve a hierarchiát (vertikális kapcsolatok), az általánostól az egyediig („A szervezeten belül mely ügyosztály volt illetékes ilyen ügyekben, majd az azonosított ügyosztály iratai közül melyik sorozatban vagy tételben vannak azok az iratok, amelyek tartalmazzák a keresett információt?"). A hierarchikus információ-megközelítés nem kizárólagos a levéltárakban. Az indexek pl. ún. véletlenszerű hozzáférést tesznek lehetővé, és bár ez a módszer az adatbázisok használatának köszönhetően egyre gyakoribb a levéltárakban, mindez nem változtatja meg a levéltári anyag hierarchikus jellegét (a levéltári számítógépes programok általában jelzik a irategyüttesek pozícióját a hierarchiában). * * * Az előzőekben láttuk a levéltári anyag fő jellemzőit és rendszerét. Nézzük meg a következőkben, hogy mennyire vette mindezeket figyelembe az ISADg és az ISAAR. Leírási szabványok A szabványosítás területei A leírási szabványok vonatkozhatnak adat/információ-struktúrára, az adatelemek tartalmára,

10 valamint az adatok értékére (helynevek, személy- és családnevek, tárgyak). Az ISADg kimondottan csak az első kettőre vonatkozik. Az ISAAR az adatelemek tartal10 Nem tévesztendő ősze az iratok tartalmával! 44