Levéltári Szemle, 49. (1999)

Levéltári Szemle, 49. (1999) 1. szám - Körmendy Lajos: Egy nyitott és rugalmas információs rendszer koncepciója / 3–13. o.

KORMENDY LAJOS Egy nyitott és rugalmas információs rendszer koncepciója

1 Az információs rendszer különösen fontossággal bír egy levéltár életében, ennek ellenére erről a kérdésről nagyon kevés szó esik a nemzetközi levéltári életben. Tulajdonképpen minden levéltárnak van információs rendszere, még akkor is, ha erről nem tud, és tudatosan semmit sem tesz kialakítására. Az információkérés és -adás azonban többé-kevésbé rendezett keretekben és megfelelő eszközökkel történik mindenütt: ezek alkotnak egy rendszert. A kutatók fogadása a levéltári épületben, a rendelkezésre álló hagyományos segédletek, a számítógépes adatbázisok és az azokat működtető szoftverek, valamint egyéb kommunikációs eszközök - hogy csak néhányat említsünk - mind fontos elemei az információs rendszernek. Ha az elemek némelyike, esetleg többsége hiányzik vagy alig működik nem azt jelenti, hogy a rendszer nem létezik, hanem hogy hiányos és rosszul funkcionál. Egy jól megtervezett információs rendszer megvalósítása elmélyült gondolkodást és stratégiai tervezést igényel. Jelen tanulmányban megkísérlem fölvázolni egy ilyen rendszer legfontosabb elemét, a számítógépes adatbázisrendszert, amely remélhetően pár éven belül kiépül az Országos Levéltárban. Először nézzük meg, hogy miből áll ez a számítógépes adatbázisrendszer, és hogyan működik. A rendszer magja egy központi relációs adatbázis, melynek rekordjai állagszintig lemenőn tartalmazzák az irategyüttesek legfontosabb adatait: a címet, a jelzetet, az évkort, a terjedelmet, a raktári elhelyezést stb. (lásd a 3. sz. illusztrációt). Ezek az adatok fix hosszúságú mezőkben

2 vannak leírva, de minden rekordhoz tartozik egy-egy rugalmas mező is, amelybe maximum kb. 30 oldalnyi információ rögzíthető - a terveink szerint ide fog kerülni az illető fond/állag rövid leírása, valamint egyéb, a kutatást segítő információk.

3 A központi adatbázis lényegében egy kibővített elektronikus fond- és állagnyilvántartás. A központi adatbázis minden rekordjához egy vagy több tábla (kis adatbázis) csatolható. Ezek a táblák a vonatkozó fond/állag részletes adatait fogják tartalmazni, és struktúrájuk tetszés szerint lesz alakítható: a táblát létrehozó levéltáros határozza meg, hogy milyen mezők alkossanak egy rekordot (mi legyen a nevük, a levéltári karakterük

4

, hosszuk, típusuk), így a tábla struktúrája a lehető legjobban meg fog felelni a feldolgozandó irategyüttes adatainak. Az összadatbázisban (központi adatbázis + csatlakozó táblák) általános keresés, listázás, böngészés stb. lehetséges.

5 A használó külön-külön is kereshet, (listázhat a csatolt táblákban, emellett tetszés szerint mozoghat közöttük. Ezzel az integrált összadatbázissal azonban nem szeretnénk kizárni a speciális alkalmazásokat. Szükség esetén egy-egy táblához külön szoftver írható, amivel maximálisan ki lehet majd aknázni az illető táblák adatait (azok kombinálásával). Az egész rendszer egy "keretbe" lesz foglalva, és a használó igénye szerint választhatja ki a megfelelő alkalmazást. Az adatbázisrendszer részletes, lépésről lépésre történő leírása helyett érdemesebb egy talán szokatlan szempontból ismertetni kérdést: mi a rendszer filozófiája? 3