Levéltári Szemle, 49. (1999)

Levéltári Szemle, 49. (1999) 3. szám - A VÁNDORGYŰLÉS ELŐADÁSAI - Szaniszló Ferenc: Alapelvek a tanácsi iratok levéltári selejtezéséhez / 28–32. o.

hatósági jogkörök a községi tanácsokhoz, s ez a folyamat a járási hivatalok megszűnéséig tartott. A hatásköröket megyei tanácsi vb. határozat alapján kapták meg a községek, ezért az átvételek időpontja minden megyében más, próbaselejtezéssel meghatározandó. 4.) A tanácsok iratkezelésének és a selejtezési utasításoknak a függvényében meghatározható, hogy egyes szakaszokban milyen szintű selejtezést lehet elvégezni: a.) 1950-1956 között az utasítások adta lehetőségeken belül tételszintű selejtezés javasolható a tárgymeghatározások alapján. Ezen belül darabszintű selejtezés is végezhető, amelynek során a besorolási félreértéseket lehet korrigálni. b.) 1957-1971 között a sorszámos iktatás következményeként csak darabszinten végezhető nagyobb arányú selejtezés, a selejtezési elvek alkalmazásával készülő új ügykörjegyzék alapján. Az új ügykörjegyzékben szűkíteni kell a nem selejtezhető iratok körét. A darabszintű selejtezés az irat tárgyának figyelembe vételével az ügyirat szintjén történik. A munka összeköthető ügyiraton belüli átnézéssel, amely egyes iratdarabok selejtezését eredményezheti, pl. kísérőlevél, duplum példányok, értéktelen közbenső intézkedések iratai. c.) 1972-1989 között tételszintü selejtezés végezhető az egykorú ügykörjegyzék selejtezhetőségi utasításának felülvizsgálatával. A munkát ügyiratszintű selejtezéssel célszerű összekötni, ez a munka a rossz kódolások miatti hibákat korrigálja. A munka komplexitása miatt célszerű az ügyiratokon belül is átvizsgálni az iratokat, s az egyes darabokat az alapelvek figyelembe vételével kiselejtezni. Pl. tértivevény, jegyzőkönyvi kivonat, duplum, kísérőlevél, értéktelen közbenső intézkedés irata. 5.) A selejtezési munka során figyelembe kell vennünk a hagyományos selejtezhetőségi elveket: 5.1.) Az azonos célú iratok közötti válogatásnál követendő szempont volt, hogy értékesebb az átfogóbb, a hosszabb időtartamot tárgyaló, a fontosabb tárggyal foglalkozó irat. Az elvet továbbra is fenn kell tartanunk. Pl. a tanács egész tevékenységéről készült éves beszámoló marad, szemben az osztály negyedéves beszámolójával. Feltétlen figyelemmel kell lennünk arra, hogy a részkérdést tárgyaló irat minden lényeges információja szerepeljen a megőrzésre szánt iratban. 5.2.) Az iratképző jelentőségének alapelve esetében az iratképző szerepét az államigazgatásában és a szerv működésében vizsgáltuk elsődlegesen, új szempontként kell értékelnünk az egyének szerepét a szerv életében, tekintve, hogy erre vonatkozó forrásaink igen szűkösek. A felső vezetők és középvezetők, sőt az előadók személyére, tevékenységére utaló iratok abban az esetben is hordozhatnak megőrzendő információt, ha az általuk elintézett ügy iratanyaga értéktelen. Pl. az ügyintéző fizetés nélküli szabadságkérelme, amelyben családi körülményeiről ír. 5.3.) Az iratképző másik vonatkozása az irat szerzőjének személye, amely alapelvet a keletkezési időtől távolodva egyre inkább történetiségében tudunk vizsgálni. Új szempontként kell értékelnünk az irat szerzőjének szerepét a rendszerváltozásban. A tanácsi korszakban előadói minőségben dolgozó szerző által készített iratok nem kaptak „nem selejtezhető" minősítést a szerző személye miatt, amennyiben a későbbi történések a rendszerváltozás időszakában, vagy azt követően felértékelték a szerepét, az általa készített iratok forrásértékének ez az új szerep lesz a meghatározója. 5.4.) Olyan helyszínek és történelmi korszakok iratainak a jelentőségét hangsúlyoztuk, amelyek az ország életében, vagy a szerv életében mérföldkövet jelentettek. A korábbi időszakhoz képest új szempontként a rendszerváltozást előkészítő időszakra kell különö29