Levéltári Szemle, 49. (1999)
Levéltári Szemle, 49. (1999) 3. szám - A VÁNDORGYŰLÉS ELŐADÁSAI - Szegőfi Anna: A levéltárak iratértékelési és selejtezési feladata / 13–28. o.
utasítás - az érvényes irattári tervvel - az 1972 körüli állapotot tükrözi, s már eredetileg sem volt a központ és a területi egységek szintjén keletkezett iratok forrásértékének, különbözőségére fogékony. A "deko" szervek iratértékelésének másik speciális problémája; a rendészeti szervek levéltári illetékességbe kerülése. Az ellenőrző levéltáros egyik napról a másikra szembe találkozott egy olyan irattári anyaggal, amelyet eddig nem is látott, és egy olyan irattári tervvel, ahol a tételekbe tartozó iratok adattartalmát nem ismerte, mert nem ismerhette meg. Növeli a gondunkat, hogy ha a lelkiismeretes levéltáros saját szemével akar meggyőződni az iratanyag tartalmáról, könnyen elutasításban részesül az adatvédelmi törvényre hivatkozva. A levéltárosok védelmében javasolni tudok az igazgató uraknak egy viszonylag egyszerű megoldást; a selejtezést ellenőrző kollégáknak készítsenek fényképes igazolványt, amely a levéltári törvényre hivatkozva feljogosítja őket az iratanyagba betekintésre, elég hatásos módszer. A rendőri szervek irattárának ellenőrzése olyan sürgős gondot jelentett, hogy a témával már az egyesület is foglalkozott. A BFL ebben a helyzetben még súlyosabban érezte a problémát, lévén, hogy a BRFK az üvegpalotájába nem akarta átvinni a poros-piszkos irattárát, ugyanakkor a levéltár sem volt képes válogatás nélkül beszállítani az iratokat, bár tudtuk, hogy ezt kellene tennünk. Horváth András kollégám lelkiismeretességén múlott, hogy sikerült egy elhelyezhető mennyiséget kiválogatni az irattárból, és azt beszállítani. A kollégám - aki egy évben 30-35 alkalommal keresi fel a rendőrségi irattárakat - a megbeszélésen említette, hogy vannak a rendőrségnél olyan irattípusok, amelyeket általában selejtezhetőnek ítél a szakma, de a helyszín és a konkrét viszonyok miatt forrásvoltuk átértékelődik. Ilyenek: a panaszok, kérelmek, javaslatokkal kapcsolatos iratok, a névtelen bejelentések, az alkalmazotti észrevételek, az állomány fegyelmi iratai, a munkahelyi segélykérelmek és a pályázatok elbírálásával kapcsolatos iratok. Mindezek alapján sürgősen szükség van az államigazgatási területi szerveinek iratértékelésére, értékhatár vizsgálatra és levéltári átvétel minimum jegyzékére, nyilvánvalóan szervtípusonként. Kedves Kollégáim, vállalkozókat keresünk. III. A selejtezhetőség vizsgálata A szakmai elméleti munkában már évtizedekkel ezelőtt is foglalkoztak a selejtezhetőség alapelveivel, magam is tanultam róluk az iskolában. Amikor a tanácsi iratok selejtezési mintajegyzékeinek készítésével kezdtünk el foglalkozni, kollégáimmal átnéztük ezeket az alapelveket és megállapítottuk, hogy felülvizsgálatra és kiegészítésre szorulnak. A munkánk - nyilván vitára ingerlő - eredményéről Szaniszló Ferenc kollégámtól hallanak majd bővebb tájékoztatást, én csak néhány alapelvet meghatározó példát említenék Budapest Főváros Levéltárának gyakorlatából. Az iratértékelés egyik alapkérdése a tükröződés, a legfontosabb selejtezési alapelv a tükröződő iratok kiselejtezése. A levéltári selejtezési gyakorlatban már a kezdetektől a tükröződő iratok selejtezését tekintették a legegyszerűbb iratértékelési gyakorlatnak, ez eredményezte a legnagyobb tömegű selejtezést. A régi gyakorlat ellenére a tükröződő iratok selejtezésének megvannak a sajátos problémái. A tükröződés - a legkisebb egységtől haladva a nagyobb egység felé - előfordul szervezeti egységen belül, a szerv egész irattárán belül, az egymásra épülő azonos szervtípusok között, és a döntési rendszerben egymásra épülő, vagy egymás mellé rendelt különböző típusú szerveknél. A 20
