Levéltári Szemle, 49. (1999)

Levéltári Szemle, 49. (1999) 3. szám - A VÁNDORGYŰLÉS ELŐADÁSAI - Szegőfi Anna: A levéltárak iratértékelési és selejtezési feladata / 13–28. o.

ményezésénél minden esetben §-ba foglaltuk a levéltárak mintavételi szabadságát és kérem az egyedi szabályzatokat véleményező kollégákat, hogy következetesen ragaszkodjanak ehhez a szakmai állásfoglaláshoz. Hadd mondjam el véleményem megerősítésére, hogy néhány hete komoly fejfájást és sok munkát okozott nekünk a BFL-ben, hogy a bíróságon az irattári tervtől eltérő tételek visszatartását megtagadták a kollégámtól azzal az indokkal, hogy nincs olyan jogszabály, amely ezt megengedi a levéltári szakértőnek. Kedves Kollégáim, ha hasonló esettel találkoznak, van ilyen jogszabály; a jelenleg is hatályban lévő 45/1958. (VII.30.) Korm.sz.rendelet az állami szervek iratainak védelméről és selejtezéséről. Ennek a rendeletnek a 7.§-ának (4) bekezdése értelmében az ellenőrző levéltáros „bármely irat további megőrzését rendelheti el. A bizottsági munka legnagyobb eredményének mindannyian az önkormányzati irattári terv készítését tartjuk, erről bővebbet, majd a korreferátumok során hallunk. A helyzetértékelés során megállapíthatjuk, hogy a jelenlegi általánosan elfogadott szakmai felfogás szerint a tömeges, raktári férőhelyet felszabadító, szakmailag megalapozott levéltári selejtezés alapja a selejtezési mintajegyzék. Selejtezési mintajegyzéket készítünk szervtípusonként, ezeket ki kell egészítenünk egyedi szervek mintajegyzékével, és ezeket a jegyzékeket az egész országban egységesen kell használnunk. A mintajegyzékeknek kétféle módszerét is alkalmazzuk; egyik esetben csak a nem selejtezhető, levéltárba kerülő tételek kiválogatásával foglalkozunk, ezt hívjuk köznyelven minimum-jegyzéknek, a másik esetben az ügyviteli selejtezési idők meghatározása is szerepel a mintajegyzékben. A megoldást az iratanyag és az értékelés célja, illetve a selejtezési munka módszere szerint váltogathatjuk. A fő szempont a szakmai egységesítés úgy az értékelésnél, mint a használatnál. A használat egységesítésének több mint 25 éves múltja van a minta irattári tervek esetében, jogunk van ezért feltételezni, hogy használható gyakorlat lesz a levéltári selejtezéseknél is. A Levéltári Kollégium a selejtezési munka szakmai színvonalának biztosítása érdekében kihasználta pályáztatási lehetőségeit, amikor selejtezési mintajegyzékek készítését támogató pályázatot írt ki. Az én olvasatomban ez azt jelenti, hogy a kollégium tagjainak véleménye szerint a levéltári selejtezésekhez elengedhetetlen a szakmailag megalapozott mintajegyzékek készítése. Az elmúlt években a levéltárosokban is megfogalmazódott ez az igény, így módomban van az előadásomban pozitív eredményekről és folyamatban lévő munkákról beszámolni. A helyzetértékeléshez tartozik, hogy a selejtezési helyszínek mellett az iratselejtezési munkánk szintjéről is szót ejtsek. A magyar levéltári gyakorlat és terminológia ismeri az ügyviteli és levéltári selejtezés megkülönböztetését, az értékhatár alá sorolás fogalmát, a durva selejtezés, a tételszintű selejtezés, az ügyiratszintű selejtezés és a darabszintü selejtezés fogalmát is. Nem tárgya a mai napnak ezeknek a fogalmaknak a tisztázása, bár időszerű lenne. II. Az iratképzők értékhatár alá sorolása Az értékhatár alá sorolás, bár első olvasatban a gyűjtőterületi munkát megkönnyítő gyakorlati megoldás, valójában iratértékelés a fondképzö szintjén. Az értékhatár alá sorolást az elmúlt 40 évben komoly szakmai munka előzte meg és nagyon jó eredményeket hozott, gondoljunk csak az oktatási és nevelési intézmények besorolására, amely az egész 17