Levéltári Szemle, 49. (1999)
Levéltári Szemle, 49. (1999) 1. szám - Körmendy Lajos: Egy nyitott és rugalmas információs rendszer koncepciója / 3–13. o.
Az olvasó azt gondolhatja, hogy ellene vagyok a Nemzetközi Levéltári Tanács által kidolgozott általános leírási szabványnak (ISAD[g]), de ez nem igaz. 19 Nagyon nagy jelentőségűnek és hasznosnak tartom azt, elsősorban azért, mert modellt kínál a levéltárosoknak a leíráshoz. De az igazat megvallva nehezen tudom elképzelni, hogy akár néhány fondot is leírjanak az ajánlott módon irat- vagy ügyiratszinten. A fentieken túl meg kell említeni, hogy a hagyományos és az adatbázis jellegű leírás messze nem ugyanaz. Jóllehet az a kívánatos, hogy a lehető legjobban hasonlítsanak egymásra, a tapasztalatok azt mutatják, hogy a hagyományos leírás természeténél fogva narratív jellegű, míg az adatbázisok inkább koncentrálnak csak a releváns adatokra. Külföldön néhány levéltár próbálkozott azzal, hogy a teljes saját anyagot részletesen - mély szinten -, szabványosan leírja, adatbázisba foglalja - az eddigi tapasztalatok nem túl biztatóak. 20 Általában egy óriási adatbázist építettek, amely a pecsétek állapotától kezdődően az iratokban előforduló nevekig mindenféle adatot tartalmaz. Hogy ilyen különböző és sokféle információt magába foglaljon az adatbázis, kénytelenek voltak rengeteg mezőt definiálni, melyek aztán az egyes rekordok (adatlapok) feltöltésénél többnyire üresen maradtak, mivel a konkrét iratra (irategyüttesre) az adott mezők közül mindig csak kevés vonatkozott. Másrészt mivel lehetetlen számba venni az összes lehetséges adatfajtát az adatbázis struktúrájának tervezésénél, az adatfeltöltésnél számos információ nem illett bele a definiált mezőkbe. Az ideális megoldás az lenne, ha minden fondnak vagy állagnak külön, megfelelő struktúrájú adatbázisa lenne, amit saját szoftver kezelne. Az ilyen speciális szoftvereknek az az előnyük, hogy nagyon hatékonyan tudják kombinálni az adatokat. Óriási hátrányuk viszont az, hogy a hozzájuk tartozó adatbázissal együtt izolált rendszert alkotnak. A kérdés az, hogy lehetséges-e olyan rendszert létrehozni, amely egyesíti a külön adatbázisok rugalmasságát és az egységes adatbázis integratív erejét. Az Országos Levéltárban ilyen "hibrid" rendszer kialakításán fáradozunk. A tanulmány elején röviden leírtam, hogy a rendszer magja a központi adatbázis, ami szabványosított adatokat tartalmaz állagszintig lemenőén. Ennek a központi adatbázisnak az adatstruktúrája nagyon hasonlít az ISAD[g]-ben leírtakhoz. A mezők többsége fix hosszúságú, egy kivételével, ami rugalmas, és kb. 30 oldalnyi információt képes befogadni rekordonként. A fondok és az állagok leírása valamint a javasolt kutatási módszerek ismertetése ebbe a rugalmas mezőbe fog kerülni. A központi adatbázis minden egyes rekordjához külön táblák csatlakoztathatók. Ezek fogják tartalmazni az egyes fondok/állagok részletes adatait. Különböző lesz (lehet) a struktúrájuk, tehát itt már nem érvényesül a szabvány kényszere. A struktúrát definiáló levéltáros szabadon állapíthatja meg az egyes mezők nevét, méretét, típusát és levéltári karakterét annak megfelelően, ahogy azt a feldolgozandó fond vagy állag adatai kívánják. Beszélnünk kell az ilyen hibrid rendszer hátrányairól is. Minthogy a szoftver készítői képtelenek előre látni a csatlakozó táblák struktúráit, a keresés csak általános jellegű lehet, a kombinációra csak kevés lehetőség nyílik, és a készített listáknak nem lehet ideális a formájuk. Ezen hátrányok miatt nem kívánjuk teljesen kizárni a speciális, egy-egy csatlakozó táblára készített programok készítését sem. így az adatok az összadatbázisban is szerepelnek majd, de kiaknázásuk maximális lehet a speciális szoftverek révén. Az összadatbázis nyitott tesz, mert mindig lehet újabb és újabb táblákat csatlakoztatni. Az Országos Levéltár jelenleg kb.12 ezer fondot és állagot őriz eredeti irat formájában. Nem nehéz megjósolni, hogy minden rekordhoz sohasem fog tartozni egy vagy több csatlakozó tábla, de minden újabbal egyre teljesebb lesz a rendszer. 11
