Levéltári Szemle, 48. (1998)

Levéltári Szemle, 48. (1998) 2. szám - MÉRLEG - Apró Erzsébet: Vjesnik Povijesnog Arhiva Rijeka XXXVIII. (A Rijekai Történelmi Levéltár Híradója). Rijeka, 1996 / 51–54. o.

sebben ismertetem, hisz elméleti és gyakorlati oldalról közelíti meg a levéltár gyűjtőterületi munkáját, s ezt a kívánt cél, nevezetesen a történeti értékű iratok levéltárba kerülésének szempontjából értékelve. Hangsúlyozza, hogy minden nyilvántartás hasznos, ami a maradandó, és a meghatározott ideig őrzendő iratokról, iratokhoz készült függetlenül attól, hogy azt a levéltáros a fond rendezése során vagy pedig egy ügyfél kérelmének elintézéséhez használja fel. A szerv által készített nyilvántartások elsősorban az iratképzőnél őrzött iratokban a tájékozódást hivatott szolgáim, ezen felül a levéltárosnak a rendezés előkészítésében és a további segédletek elkészítéséhez nyújt segítséget. Ezért minden nyilvántartást szerinte segédletnek lehet nevezni, de céljától, tartalmától, használhatóságától függően néhány közülük csak segédeszközként szolgál, míg mások tudományos-tájékoztató segédletek. A szerző az iratképző szervnél őrzött iratokról készült nyilvántartásokra helyezi a hangsúlyt, mert azok tájékoztató segédletekké válhatnak. A legegyszerűbb nyilvántartás a szerv őrizetében lévő iratok összeírása, mely lehet: - határozott ideig őrzendő, selejtezésre javasolt iratok jegyzéke, - az irattárban őrzött teljes anyag összeírása, - átadás-átvételre, ül. letétként elhelyezésre kerülő iratok jegyzéke, - a maradandó értékű anyag összeírása az irattárakban. Az összeírások tartalmi és formai követelményeit a levéltári törvény (NN 27/1978) írja elő. Az általános ügykörjegyzék szerves része az iratkezelési szabályzatnak (NN 36/1981), mely alapján saját ügykörjegyzéket kell készítenie az iratképzőknek, és azt az illetékes levéltár jóváhagyása után alkalmazhatják. Az irattárban őrzött teljes anyag összeírását, az 1987-ben és 1988-ban kiadott iratkezelési szabályzat végrehajtásáról szóló utasítás szabályozza. Az összeírás ún. irattári könyvben történik, mely tartalmazza: az egység megnevezését, keletkezési évét, ügykörszámát, a beírás sorszámát (az irattári könyvbe), mennyiségét, rendezettségi szintjét, és a megjegyzést. Az iratátvételi jegyzőkönyv elkészítését még külön utasítás is szabályozza. (NN 33/87). Iratátvétel szabályosan csak iratértékelés és selejtezés után lenne lehetséges, de sajnos a gyakorlatban, különösen a korábbi években, megtörtént ettől eltérő eset is. A gyűjtőterület felügyelete során az egyik legfontosabb feladat az irattári könyvek pontos vezetésének ellenőrzése, amelynek másolatát a törvény értelmében kötelesek a levéltárnak megküldeni. A törvény szabálysértésnek tekinti, és pénzbüntetést ró ki arra, aki ennek a kötelezettségének nem tesz eleget. A külső szervek levéltári és irattári anyagának védelméről szóló szabályzat (NN SRH 17/88) részletesen előírja az összeírás módját, mely szerint a szervek kötelesek összeírni a levéltári anyagot, míg a törvény értelmében kötelesek az őrizetükben lévő összes anyag összeírását elvégezni, tehát az ügyviteli értékűeket is. A szerző írása végén mégegyszer hangsúlyozza az ilyen összeírás fontosságát, mert annak elkészítését egész sor állományvédelmi feladat elvégzése előzi meg. Dolgozatának második részében arról ír, hogy az Összeírás milyen legyen, hogyan segíti az a levéltáros munkáját, hogyan szabályozták ezt a feladatot Olaszországban és Szlovéniában. Végül a Rijekai Levéltár gyakorlata, tapasztalata alapján a következőket állapítja meg: A gyűjtőterületen végzett munkának több összetevője van levéltáron belül és kívül egyaránt. Levéltáron belül a levéltár dolgozóinak szakmai felkészültsége és létszáma, a gyűjtőterületén felügyelt szervek száma, jellege. Az irattárak raktározási feltételei, a tárolt anyag menynyisége, az irattár kezelésével megbízott személy hozzáértése (ha van egyáltalán megbízott személy). A felügyeletet végző levéltáros feladatának tartja az ott dolgozókban kialakítani az iratok értékének és szerepének, azaz fontosságának tudatosítását. Náluk több levéltáros végzi ezt a feladatot, így egy emberre kb. 100 szerv ellenőrzése esik. Nagyon fontos volt a levéltárnak ezt a tevékenységét 53