Levéltári Szemle, 47. (1997)

Levéltári Szemle, 47. (1997) 2. szám - LEVÉLTÁRTÖRTÉNET - Koltai András: Mösch Lukács és a magyar piaristák első levéltárai / 17–30. o.

A piarista levéltárügy a XVII. században A piarista rendi levéltárakról már az alapító, Kalazanci Szt. József által 1621-ben készített Konstitúciókban történt intézkedés. A tartományfőnökök (provinciálisok) tevékenységéről szóló fejezet ugyanis elrendelte, hogy minden tartományfőnök írja be egy arra kijelölt kötetbe azokat a szabályokat, amelyek elősegítik a rendtartomány (provincia) jobb kormányzását, továbbá „alkalmas helyen gondoskodjon levéltár fölállításáról, ahol könyveket és olyan dolgokat őrizzen, amelyek saját hivatalának ellátásához szükégesek és a provincia általános hasznára vannak, hogy azokról utódai is találhassanak följegyzéseket."

16 Hogy melyek ezek a „rend jó kormányzásával kapcsolatos és javainak megőrzéséhez szükséges" iratok, azt részletesebben szabályozta az 1637-es egyetemes rendi káptalan egyik határozata, amely előírta a tartományfőnököknek, hogy egy kötet előre kijelölt lapjaira vagy esetleg több kötetbe a következők jegyeztessenek föl: A rendházak alapítólevelei és az ahhoz tartozó iratok. A rendtagok érkezése, távozása és az elöljárók változása. Novíciusok belépése, fogadalomtétele vagy távozása. Fogadalmak megújítása, a tanárok által letett hitvallások. Az egyetemes és tartományi káptalanok határozatai és a generális utasításai. A generális, a provinciális és a vizitátorok által küldött levelek, amelyek egészben vagy részben tartalmaznak utasításokat és általában olyan dolgot, amely feljegyzésre méltó - egyedül ezeket a részeket vagy velük adott szükséges záradékokat kell a kötetbe bemásolni. A vizitációk, azok a napok, amikor a vizitátorok érkeztek és eltávoztak, utasításaik és rendeleteik.

17 Az 1637-es káptalan egy további határozata a levéltárak működését szabályozta,

18 a következő, az 1659. évi káptalan pedig arról intézkedett, hogy a tartományi levéltárak mellett „minden rendházban hozzanak létre levéltárat, ahol gondosan őrizzenek meg minden, az egész rendre, vagy a tartományra, vagy a rendházra vonatkozó iratot" és ezek közül a fontosabbakat másolatban küldjék meg a római központi levéltárnak is.

19 Ezzel tehát létrejött a piarista levéltárak hármas tagolása: a római központi levéltárból, a tartományi és a rendházi levéltárakból álló rendszer. Az említett határozatok szerint a piarista levéltárakhoz két különféle kulcsot kellett használni: a tartományi levéltár kulcsai közül egyik a provinciálisnál, a másik az egyik asszisztensénél volt, a rendházak levéltárai esetében pedig egyik a házfőnöknél, másik a levéltárosnál vagy a ház titkáránál. Ebből az is kiderült, hogy a házi levéltárak gondozója az elöljáró mellett általában a rendház titkára (secretarius domus) volt, a tartományi levéltáré pedig az egyik tartományi asszisztens. A német rendtartományban - amelybe akkor a magyar rendházak is tartoztak - csupán 1711-ben merült föl tartományi levéltárosi poszt létesítése,

20 a magyar rendtartományban pedig ez csak mintegy száz évvel ezután történt meg. A levéltár kezelőjének a levéltárban őrzött iratokat a leltárral (inventarium) együtt kellett őrizni. Sem a levéltári dokumentumok, sem másolatok nem voltak kivihetők a levéltárból, csak az elöljáró engedélyével. Eredeti iratok elvitelekor két tanú előtt írásbeli kötelezvényt kellett aláírni a kölcsönzőnek. A levéltáros feladata ugyanakkor nem csupán az őrzés volt, hanem az is, hogy a levéltárban őrzött fontosabb iratok másolatban is rendelkezésre álljanak. 19