Levéltári Szemle, 46. (1996)
Levéltári Szemle, 46. (1996) 3. szám - HÍREK - Rádyné Rácz Katalin: A Magyar Levéltárosok Egyesülete 1996. évi vándorgyűlése Veszprémben / 62–68. o.
nyújt segítséget, különösen akkor, ha az a sorozatok, ügyiratok tárgyainak elemző bemutatásával párosul. Szerbia levéltári kalauzának első kötete 1973-ban, a második 1975-ben jelent meg. Körmendy Lajos (MOL) számítógépes segédleteket, azaz adatbázisokat ismertetett. A számítógépes munka tervezésekor három alapvető szempontra kell figyelni: a segédlet, azaz az adatbázis többfunkciós legyen (például nyilvántartásként szolgáljon, de egyben segédlet és publikációs forrás is legyen), rendszerben gondolkozzon, amit a számítógép a visszakeresésnél végignézhet, valamint az adatbázis levéltári alapelveken működjön. A levéltári információ egyik alapeleme az összefüggés. Az egyes levéltári elnevezések között hierarchikus kapcsolat van. A levéltári információ megközelítése felülről lefelé, lépésről lépésre történik, azaz vertikális rendszerben: fondfőcsoport, fondcsoport, fond, állag, sorozat, irat - a keresés útja. Ez a számítógépes szakirodalomban ismert „fa" struktúrának felel meg. Azonban a levéltári „fa" struktúra eltér a számítógépes „fa" struktúrától, mert szabálytalan. Ezt a számítógépnek megmagyarázni nem könnyű feladat. A levéltári anyagban ugyanis kimaradhatnak bizonyos szintek, pl. a fond közvetlenül a főcsoporthoz tartozik és így kimarad a fondcsoport szintje. Ezenkívül a levéltárakban a vertikális kapcsolatok mellett horizontális kapcsolatok is vannak, pl. a egyik állagban levő ügyek adminisztratív átszerveződés folytán megszűnnek és az ügyek egy másik állagban folytatódnak. A levéltári adatbázisban erre utalni kell. A tipikus horizontális kapcsolat valójában a kutatás során fedeződik fel, amikor kiderül, hogy egy adott irat összefüggésben van egy teljesen másutt található másik irattal, ami korábban nem volt ismert. A külföldön működő számítógépes adatbázisok két tipikus fajtája különböztethető meg. Az első típus az, amikor a levéltárosok a levéltár összes adatát bizonyos szintig egy adatbázisban helyezik el. Az ilyen óriási adatbázis azonban nagyon nehézkes. Ludwigsburgban például 1994-ben már 300 ezer recordnál tartottak, de az iratok csupán 10%-át dolgozták fel. A másik típusú adatbázisnál a levéltárosok különböző, egymástól elszigetelt adatbázisokat kreálnak. Az ilyen típusú adatbázisoknál a munka sok esetben szintén nehézkes. Körmendy Lajos véleménye szerint a megoldás az, ha van egy központi adatbázis és ahhoz kapcsolódnak az anyagokhoz megfelelőn méretezett csatlakozó adatbázisok. A központi adatbázis a fond- és állagjegyzék lenne. Breinich Gábor (Budapest Főváros Levéltára) a levéltári nyilvántartások számítógépes feldolgozásával kapcsolatban fejtette ki álláspontját. A jelenlegi hagyományos nyilvántartási struktúra eléggé részletesen és teljeskörűen öleli át az iratanyagokról szóló információkat. Ezek a leírások az 1962. évi fondszerkesztési utasítások alapján, majd az 1971-ben kiadott levéltári ügyviteli szabályzatban foglaltak szerint készültek. Az 1980-as évek elején a tervezési statisztikai segédlet volt az első olyan kísérlet, amely egy könnyen kezelhető struktúrába szervezte a különféle nyilvántartásokból származó adatokat. Az 1990 óta megjelent számítógépek újabb lehetőséget kínáltak, és kecsegtető eredményeket hoztak. Ám a továbbfejlesztett program egy bizonyos ponton megállt, mégpedig akkor, amikor nyilvánosságra került a Nemzetközi Levéltári Tanács által javasolt iratleírási szabvány. Ez a leírási rendszer azért fontos, mert átfogóan tartalmazza az eddig ismert és használt információkat, de azokat új struktúrába szerkeszti és áttekinthetően tagolja az adatbázist. Amennyiben ez az adatbázis-kezelési rendszer elterjedne az országban, egy olyan nemzetközi rendszerbe kapcsolódhatnánk be, amelyik lehetővé teszi az információk közvetlen cseréjét. 65
